سیستم ها و روش ها در عرصه اجرا و پیاده سازی

این بخش مهم و اساسی در زمینه ی اداره و مدیریت فرآیندها و فعالیت های كسب و كار یك سازمان می باشد .

الزامی قطعی وجود ندارد كه حتما و باید یك واحد سازمانی با تعدادی نیروی انسانی برای تصدی این مهم ایجاد شود و هزینه های بسیاری برای آن صرف گردد اما پیشنهاد می كنم برای بهبود سیستم ها و روش های انجام فعالیت ها در سازمان خود، مكانیزمی مناسب و اثربخش را طراحی كرده و آن را به صورتی نظام مند تعریف نموده و اجرا كنید.

البته در صورتی که با در نظر گرفتن عوامل تأثیرگذار مانند اندازه سازمان، پیچیدگی و نوع فرآیندها، عزم جدی مدیریت ارشد برای بهبود، زمینه فعالیت سازمان و سایر پارامتر های موثر، احساس کردید که نیاز به پرداختن به این موضوع به صورت جدی وجود دارد، حتما نسبت به سازمان دهی و ایجاد واحدی مستقل با محوریت سیستم ها و روش ها اقدام نمایید و مطمئن باشید كه سرمایه گذاری در این زمینه، بازگشت مناسب و مطلوبی دارد.

در صورتی هم که این امکان وجود ندارد که وظایف مربوط به سیستم ها و روش ها را به واحدی مستقل محول نمایید با تدوین نحوه و چگونگی انجام فعالیت های زیرمجموعه مبحث سیستم ها و روش ها به صورت یك روش اجرایی این فرصت را خواهید داشت كه آن را در قالب یك وظیفه به واحدی که هم اكنون موجود و فعال است و البته نوع وظایف آن مرتبط هم می باشد، اضافه كنید. نزدیك ترین واحدی كه می توان این مسئولیت را به آن محول كرد احتمالا واحد تضمین كیفیت می باشد. جز آن، واحد مهندسی صنایع و واحد برنامه ریزی نیز انتخاب های مناسبی می باشند.

ممكن است كه سازمان شما سیستم مدیریت مدونی را دارا نبوده یا واحدهایی با شرح وظایف مرتبط با موضوع روش ها و سیستم ها در آن وجود نداشته باشد، در این صورت حداقل كاری كه می توانید بكنید آن است كه برای مدیران سازمان، مبحث بهبود سیستم ها و روش ها را توضیح داده و به آنها اهمیت این مسئله را گوشزد كنید تا خود آن ها در حیطه ی وظایف خود این مهم را در نظر گرفته و دست کم، مشكلات عیان و مشخص فعلی را رفع كرده و بهبودی حداقلی را در نحوه ی انجام فعالیت های واحد خود ایجاد نمایند.

مسئولیت ها و ماموریت واحد سیستم ها و روش ها

در زیر برخی وظایف و مسئولیت هایی که می توانید برای واحد سیستم ها و روش ها تعریف نمایید به صورت فهرست وار و خلاصه، ارائه گردیده است. لازم به یادآوری است که نوع و مقدار این فعالیت ها و وظایف بستگی کامل به ویژگی ها و شرایط سازمان دارد.

·         شناسایی، طراحی، عارضه یابی و بهبود فرآیندهای سازمان

·         تعریف نقاط کنترلی و شاخص های اثربخشی هر یک از فرآیندها

·         هماهنگی، پیگیری و همکاری با واحدهای مربوطه جهت شناسایی و استقرار فرآیندهای سازمان

·         مهندسی مجدد و بهبود مستمر فرآیندها با همکاری سایر واحدها

·         تهیه، تدوین و توسعه آیین نامه ها، روش های اجرایی، دستورالعمل ها، رویه ها و . . .

·         ارائه آموزش های لازم در مورد رویه های جدید و یا بازنگری شده جهت انجام صحیح آنها توسط پرسنل مرتبط

·         انجام تغییرات و اصلاحات لازم و بهینه سازی سیستم ها و روش ها و مدارک و مستندات

·         تهیه و تدوین طرح توسعه و پشتیبانی سیستم های مکانیزه با استفاده از امکانات فن آوری اطلاعات

·         طراحی ساختار سازمانی و تدوین چارت سازمان و نمودارهای سازمانی واحدهای شرکت

·         تهیه و تدوین شرح وظایف برای هر کدام از پست های تعریف شده در نمودار سازمانی

·         شناسایی مسائل، مشکلات و مغایرت های اجرایی سیستم ها و روش ها و انجام صحیح و دقیق فرآیند اقدام اصلاحی و پیشگیرانه در سازمان

·         طراحی سیستم گردش اطلاعات در سازمان و ایجاد گزارش های مدیریتی مورد نیاز مدیران ارشد و میانی شرکت

·         حفظ و نگهداری از مدارک و مستندات سیستم مدیریت

·         ترویج فرآیندگرایی و رویکرد سیستماتیک به کلیه فعالیت ها در سازمان

·         شناسایی فرصت های بهبود و ارزیابی، پیاده سازی و سنجش اثربخشی پروژه های بهبود اجرا شده

·         برنامه ریزی و انجام آدیت، ممیزی و ارزیابی اجرای فعالیت های سیستمی در واحدهای سازمان و رفع مغایرت های شناسایی شده در ممیزی با اجرای اقدام های مناسب اصلاحی