شاخص های کلیدی يك ابزار اندازه گيري كمي است كه مي تواند براي مونیتورینگ واندازه گيري كيفيت  وکمیت فعاليت هاي پروژه  كه می تواند بر  اهداف سازمانی پروزه تاثیر گذار باشد مورد استفاده قرار می گيرد. ﺑﻨﺎﺑﺮاﻳﻦ اﻣﺮوزه ﻳﻜﻲ از ﻣﻬﻤﺘﺮﻳﻦ ﻣﺰﻳﺖ ﻫﺎي رﻗﺎﺑﺘﻲ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﻛﺎراﺋﻲ و اثر بخشی در ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﭘﺮوژه ﻫﺎ ﻣﻲ ﺑﺎﺷـﺪ. ﺑـﻪ ﻣﻨﻈـﻮر ﺑﻬﺒﻮد اﻳﻦ ﻣﺰﻳﺖ رﻗﺎﺑﺘﻲ ﺿﺮورت دارد ﻛﻪ ﻛﻠﻴﻪ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﺑﺘﻮاﻧﻨﺪ ﭘﺮوژه ﻫﺎ ي ﺧﻮد را با تعریف و استفاده  از شاخص های کلیدی استاندارد  کنترل ﻧﻤـﻮده و از ﻧﻘـﺎط ﺿـﻌﻒ و ﻗـﻮت پروژه مطلع و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی مورد نیاز را اتخاذ نمایند. در این راستا ابتدا می باید می باید فازهای پروژه را بشناسیم .

تصویر شماره 01

مطابق تصویر شماره 01 در  فازهای اصلی ( آغاز ، برنامه ریزی ، اجرا، کنترل و اختتام ) پروژه با سه حوزه شاخص اصلی روربرو هستیم:

1.      حوزه زمان

2.      حوزه هزینه

3.      حوزه کیفیت

که در این مطلب قرار است به معرفی شاخص های کلیدی در حوزه زمان و هزینه که از جمله وظایف اصلی حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه است، اشاره ای داشته باشیم.

ابتدا بهتر است به صورت کلان فرآیندهای حوزه پروژه  و فازهای اجرایی پروژه ا مجددا مرور کنیم. 3] 

در تصویر شماره 2 نشان می دهد در طول مدت اجرای پروژه در مراحل طراحی ، تامین ، ساخت و اختتام ، شاخص های کلیدی همچون پلیسی صحت و سلامت اجرای پروژه را از سه منظر اصلی زمان ، هزینه و کیفیت کنترل و نظارت می کنند.

معرفی شاخص های کلیدی پروژه در حوزه های زمان و هزینه

    ارزش برنامه‏اي (PV & BCWS) 

    ارزش برنامه‏اي (PV) بودجه پیش بینی شده براي کار زمان‏بندي شده می باشد و میزان آن بخشي از هزينه‏ي برآوردي برنامه‏ريزي شده‏ مصوب است که در طول يک دوره‏ي معين از فعاليت خرج مي‏شود . در واقع همان  برنامه ریزی بودجه‏ تخصيصي در هر دوره‏ي زماني از مدت زمان فعاليت‏ها مي‏باشد که در شروع پروژه برآورد مي‏گردد.

PV=Plan% Complete * BAC

BCWS(Budgeted cost for work schedule)

 :BAC بودجه مجاز پروژه ) Budget at completion(

بودجه‌ای که پروژه مجاز به هزینه آن می باشد ..

   هزینه واقعی Actual cost یا  AC

هزینه واقعی کار انجام شده یک فعالیت که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه محاسبه می شود. هرگاه صحبت از AC به میان می‌آید، مجموع AC تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص، پس از شروع پروژه  مدنظر خواهد بود.

نام دیگر این شاخص ACWP(Actual cost for work perform) می‌باشد.

   ارزش کسب شده -Earned Value یا EV--

یکی از مهمترین شاخص های کنترلی پروژه EV  و یا ارزش کسب شده می باشد .

ارزش کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه، بر مبنای قیمت های واحد و مفروضات بودجه ای اولیه مبنای محاسبات PV محاسبه می شود. هرگاه صحبت از EV به میان می آید، مجموع EV تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه  مدنظر خواهد بود. نام دیگر این شاخص(BCWP(Budgeted cost for work performed) می‌باشد. یعنی ارزش ریالی کسب شده برای کار انجام شده.

EV=Actual% complete *BAC

مثال

فرض کنید بودجه کل پیش بینی شده پروژه 50 میلیون ریال باید. در ماه چهارم پروژه درصد پیشرفت برنامه ای پروژه 22% و پیشرفت واقعی پروژه 10% باشد.

ابتدا نمودار پیشرفت را ترسیم می کنیم :

پس از آن نمودار شاخص های ریالی را ترسیم می کنیم:

در نمودار بالا AC ( هزینه واقعی بسیار بالا تر از ارزش کسب شده در پروژه می باشد. به عبارتی هزینه انجام شده پروژه برای رسیدن به درصد پیشرفت واقعی 10% معادل      5,000,000 است در حالی که هزینه واقعی انجام شده پروژه معادل    14,000,000  می باشد که این نشان از بحران در هزینه کرد پروژه نسبت به پیشرفت واقعی پروژه می باشد.

   انحراف از هزینه Cost variance

میزان ریالی (یا بر مبنای واحد پولی دیگر) انحراف هزینه پیش‌بینی شده برای میزان کار  انجام شده تا این لحظه با هزینه واقعی صرف شده برای کار انجام شده می‌باشد.

CV=EV-AC

   انحراف از زمان‌بندی Schedule variance یا SV:

میزان انحراف از برنامه زمان‌بندی تا زمان مد نظر پروژه بر مبنای بودجه

SV =EV-PV

   شاخص عملکرد هزینه‌ای Cost Performance Variance یا CPI

این شاخص برای نشان دادن نسبت هزینه برنامه ریزی شده برای کار انجام شده به هزینه مصرف شده بکار می رود که بعنوان ضریب عملکرد سیستم نیز شناخته میشود.

CPI=EV/AC

   شاخص عملکرد SPI

این شاخص برای نشان دادن نسبت کار انجام شده به کار برنامه ریزی شده تا یک تاریخ معین که برای تخمین زمان پایان پروژه به کار می رود

SPI=EV/PV

با توجه به تعاریف بالا جدول شاخص های کلیدی به شرح ذیل می باشد:

تحلیل وضعیت پروژه

با استفاده از محاسبه شاخص های کلیدی بالا و با توجه به جدول زیر می توان وضعیت پروژه را در شرایط کنونی نحلیل نمود . و در این خصوص اقدامات اصلاحی مورد نیاز را اتخاذ نمود .

با توجه به جدول و تطبیق شاخص های پروژه می توان فهمید پروژه در وضعیت      قرار داردیعنی عقب از برنامه زمانبندی و بیشتر از بودجه ...در این شرایط ارکان اصلی پروژه ( کارفرما ، مدیر پروژه ، سرمایه گذار و ...) می باید تصمیمی اتخاذ نمایند جهت اصلاح و بهبود در شرایط فعلی و گرنه به شکست پروژه ممکن است دچار شوند .

نکته مهم آخر:

در تدوين شاخص هاي ارزيابي بايد به چند نكته توجه نمود:

·         دوره محاسبه و تحليل

·         شناسایی و تعریف سایر شاخص های کلیدی ( به عنوان مثال شاخص هزینه هر متر مربع ساخت)

·         هدف گذاری برای شاخص ها

·         مقایسه شاخص ها با رقبا و پروژه های گذشته

·         تعریف اقدامات اصلاحی در صورت انحراف از اهداف تعریف شده شاخص ها

·         تهیه داشبورد مدیریتی جهت مشاهده آنلاین وضعیت شاص های کلیدی پروژه

·         و...