گپروژه عنوان شده  اجرا و تکمیل شده اند.

گزارش هفتگی فوق برای کسانی قصد تمرین برنامه ریزی و کنترل پروژه را دارند مفید می باشد .  چون علاوه بر سادگی سعی شده  موضوعات اصلی پروژه به عنوان یک تمرین در گزارش عنوان  شود .

در ضمن فایل اکسل اصلی فرمت گزارش نیز خدمت دوستان ارائه شده است.

 

 

 نکته :

- لطفا پس از انجام عملیات خرید، جهت  دانلود  به منوی سوابق خرید رفته و با مراجعه به بخش دانلود ها ، پکیج و یا بسته آموزشی را دانلود فرمایید.

 -  برای آموزش و یادگیری به صورت پیشرفته می باید ، پکیج های آموزشی کنترل پروژه از قسمت فروشگاه مهندسی تهیه شود .

 

راهنمایی،ارتباط جهت دریافت پکیج  از طریق واتس آپ و یاتلگرام  ، تماس با شماره 09366321253

. قیمت این محصول مبلغ150 هزار تومانمی باشد .

ادامه مطلب

 

موسسات و سازمان ها و دستگاه هاي اجرايي با هر ماموريت، رسالت، اهداف و چشم اندازي که دارند نهايتاً در يک قلمرو ملي و يا بين المللي عمل مي کنند و ملزم به پاسخگويي به مشتريان، ارباب رجوع و ذينفعان هستند تا شرکتي که هدفش سودآوري و رضايت مشتري است و سازماني که هدف خود را اجراي کامل و دقيق وظايف قانوني و کمک به تحقيق اهداف توسعه و تعالي کشور قرار داده، پاسخگو باشند. بنابراين، بررسي نتايج عملکرد، يک فرايند مهم راهبردي تلقي مي شود. کيفيت و اثربخشي مديريت و عملکرد آن عامل تعيين کننده و حياتي تحقق برنامه هاي توسعه و رفاه جامعه است. ارايه خدمات و توليد محصولات متعدد و تامين هزينه ها از محل منابع، حساسيت کافي را براي بررسي تحقق اهداف، بهبود مستمر کيفيت، ارتقاي رضايتمندي مشتري و شهروندان، عملکرد سازمان و مديريت و کارکنان را ايجاد کرده است. در صورتي که ارزيابي عملکرد با ديدگاه فرايندي و بطور صحيح و مستمر انجام شود، در بخش دولتي موجب ارتقا و پاسخگويي دستگاه هاي اجرايي و اعتماد عمومي به عملکرد سازمان ها و کارايي و اثربخشي دولت مي شود. در بخش غير دولتي نيز موجب ارتقاي مديريت منابع، رضايت مشتري، کمک به توسعه ملي، ايجاد قابليت هاي جديد، پايداري و ارتقاي کلاس جهاني شرکت ها و موسسات مي شود.

  تعاريف

▪ ارزيابي عملکرد فرايندي است که به سنجش و اندازه گيري، ارزش گذاري و قضاوت درباره عملکرد طي دوره اي معين مي پردازد.
▪ ارزيابي عملکرد در بعد سازماني معمولاً مترادف اثربخشي فعاليت هاست. منظور از اثر بخشي ميزان دستيابي به اهداف و برنامه ها با ويژگي کارا بودن فعاليت ها و عمليات است.

▪ ارزيابي عملکرد در بعد نحوه استفاده از منابع در قالب شاخص هاي کارايي بيان مي شود. اگر در ساده ترين تعريف، نسبت داده به ستاده را کارايي بدانيم، نظام ارزيابي عملکرد در واقع ميزان کارايي تصميمات مديريت در خصوص استفاده بهينه از منابع و امکانات را مورد سنجش قرار مي دهد.

▪ ارزيابي عملکرد عبارتست از اندازه گيري عملکرد از طريق مقايسه وضع موجود با وضع مطلوب يا ايده آل براساس شاخص هاي از پيش تعيين شده که خود واجد ويژگي هاي معين باشد.

▪ به طور کلي انظام ارزيابي عملکرد را مي توان فرايند سنجش و اندازه گيري و مقايسه ميزان و نحوه دستيابي به وضعيت مطلوب با معيارها و نگرش معين در دامنه و حوزه تحت پوشش معين با شاخص هاي معين و در دوره زماني معين با هدف بازنگري، اصلاح و بهبود مستمر آن مي باشد. 

ديدگاه ها

مباحث ارزيابي عملکرد را مي توان از زواياي متفاوتي مورد بررسي قرار داد. دو ديدگاه اساسي سنتي و نو در اين باره وجود دارد. ديدگاه سنتي، قضاوت و يادآوري عملکرد و کنترل ارزيابي شونده را هدف قرار داده و سبک دستوري دارد. اين ديدگاه صرفاً معطوف به عملکرد دوره زماني گذشته است و با مقتضيات گذشته نيز شکل گرفته است. ديدگاه نو، آموزش، رشد و توسعه ظرفيت هاي ارزيابي شونده، بهبود و بهسازي افراد و سازمان و عملکرد آن، ارايه خدمات مشاوره اي و مشارکت عمومي ذي نفعان، ايجاد انگيزش و مسئوليت پذيري براي بهبود کيفيت و بهينه سازي فعاليت ها و عمليات را هدف قرار داده و مبناي آن را شناسايي نقاط ضعف و قوت و تعالي سازماني تشکيل مي دهد. خاستگاه اين ديدگاه مقتضيات معاصر بوده و به ارزيابي سيستمي عملکرد با استفاده از تکنيک ها و روش هاي مدرن، توسعه پيدا مي کند. حوزه تحت پوشش اندازه گيري عملکرد مي تواند سطح کلان يک سازمان، يک واحد، يک فرايند و کارکنان باشد. سطح ارزيابي عملکرد اگر تنها شامل افراد باشد بطوري که امروزه در بخش هاي مديريت منابع انساني متداول است، ارزشيابي شايستگي کارکنان با معيارهاي مختلف در سازمان ها انجام مي شود. سازمان، افراد و يا واحد سازماني گر چه به ظاهر انجام دهنده کار هستند اما تنها جزيي از سيستم کل مي باشند و بايد شرايط اجزاي ديگر آن نيز مد نظر قرار گيرد. توجه به معيارهاي همه جانبه و استراتژي ها و آرمان هاي سازمان از لوازم يک سيستم مديريت عملکرد جامع مي باشد. چنين رويکردي در ارزيابي عملکرد، يک ارزيابي واقعي، عدالت محور، قابل اعتماد و اتکا و پيش برنده و پويا خواهد بود.

ضرورت و اهميت ارزيابي عملکرد

بهبود مستمر عملکرد سازمانها، نيروي عظيم هم افزايي(Synergy) ايجاد مي کند که اين نيروها مي تواند پشتيبان برنامه رشد و توسعه و ايجاد فرصت هاي تعالي سازماني شود. دولت ها و سازمان ها و موسسات تلاش جلو برنده اي را در اين مورد اعمال مي کنند. بدون بررسي و کسب آگاهي از ميزان پيشرفت و دستيابي به اهداف و بدون شناسايي چالش هاي پيش روي سازمان و کسب بازخور و اطلاع از ميزان اجرا سياست هاي تدوين شده و شناسايي مواردي که به بهبود جدي نياز دارند، بهبود مستمر عملکرد ميسر نخواهد شد. تمامي موارد مذکور بدون اندازه گيري و ارزيابي امکان پذير نيست. لرد کلوين فيزيکدان انگليسي در مورد ضرورت اندازه گيري مي گويد: «هر گاه توانستيم آنچه درباره آن صحبت مي کنيم اندازه گرفته و در قالب اعداد و ارقام بيان نماييم مي توانيم ادعا کنيم درباره موضوع مورد بحث چيزهايي مي دانيم. در غير اين صورت آگاهي و دانش ما ناقص بوده و هرگز به مرحله بلوغ نخواهد رسيد» علم مديريت نيز مبين مطالب مذکور است. هر چه را که نتوانيم اندازه گيري کنيم نمي توانيم کنترل کنيم و هر چه را که نتوانيم کنترل کنيم مديريت آن امکان پذير نخواهد بود. موضوع اصلي در تمام تجزيه و تحليل هاي سازماني، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه گيري است و از اين رو سازماني بدون سيستم ارزيابي عملکرد قابل تصور نمي باشد.

 

فرايند ارزيابي عملکرد

هر فرايندي شامل مجموعه اي از فعاليت ها و اقدامات با توالي و ترتيب خاص منطقي و هدف دار مي باشد. در فرايند ارزيابي عملکرد نيز هر مدل و الگويي که انتخاب شود، طي مراحل و رعايت نظم و توالي فعاليت هاي ذيل ضروري مي باشد.
▪ تدوين شاخص ها و ابعاد و محورهاي مربوطه و تعيين واحد سنجش آن ها.

▪ تعيين وزن شاخص ها، به لحاظ اهميت آن ها و سقف امتيازات مربوطه.

▪ استاندارد گذاري و تعيين وضعيت مطلوب هر شاخص.

▪ سنجش و اندازه گيري از طريق مقايسه عملکرد واقعي پايان دوره ارزيابي، با استاندارد مطلوب از قبل تعيين شده.

▪ استخراج و تحليل نتايج.

تدوين شاخص ها

شاخص ها مسير حرکت سازمان ها را براي رسيدن به اهداف مشخص مي کند. نگاه اول در تدوين شاخص ها متوجه چشم انداز(Vision) و ماموريت(Mision) و اهداف کلان، راهبردهاي بلندمدت و کوتاه مدت و برنامه هاي عملياتي و به فعاليت هاي اصلي متمرکز مي شود. منابع احصاء و اقتباس براي تدوين شاخص هاي ارزيابي عملکرد سازمان هاي دولتي، قوانين و مصوبات مجلس و هيات دولت و برنامه هاي توسعه اقتصادي، اجتماعي، فرهنگي و هم چنين چشم انداز بيست ساله کشور و استراتژي توسعه صنعتي کشور مي باشد. در بخش غيردولتي اساسنامه و برنامه هاي عملياتي و سهم بازار و هر هدفي که مد نظر سازمان مي باشد ملاک قرار مي گيرد. براي کمپاني ها و گروه هاي صنعتي که چندين شرکت اقماري تحت پوشش دارند مي توان شاخص هايي را در ابعاد عمومي مشترک و در ابعاد اختصاصي هريک از آن ها با توجه به وظايف و فعاليت و تکنولوژي و محصول و منابع و مسئوليتي که دارند تدوين نمود. اگر سازمان ها بلحاظ استراتژي و نحوه تصميم گيري با هم مقايسه شوند، استراتژي و تصميم گيري کدام اثربخش است؟ سازماني که به جوهر استراتژي يعني به ابعاد تحول آفرين فرصت رقابتي تاکيد و عمل مي کند در مقايسه با سازماني که استراتژي را در اشکال برنامه و فرايند مي بيند داراي استراتژي اثر بخش تري است. سازماني که سبک تصميم گيري آن داراي نگرش جستجوگرانه باشد نه جانبدارانه، مشارکت کنندگان آن نقش منتقد داشته نه نقش سخنگو و سازماني که به نظريات اقليت بها داده و آن بررسي مي شود اثربخش تر است. شاخص هاي ارزيابي عملکرد تدوين شده بايد ويژگي يک سيستمSMART &D را داشته باشند.
▪Specific(S) مخصوص، معين و مشخص باشد. يعني شاخص جامع و مانع، شفاف و ساده و واضح و رسا و صريح باشد بطوري که برداشت يکساني از مفاهيم ايجاد نمايد. ▪Measurable(M) قابل اندازه گيري باشد. سنجش آن ها به سادگي مقدور باشد. يعني علاوه بر عملکرد کمي، قابليت تعريف عملکرد کيفي شاخص در قالب هاي متغير کمي را نيز داشته باشد.

Achievable (A) قابل دستيابي باشد.

Realestic (R) واقع گرايانه باشد. يعني با فعاليت ها و ماموريت ها و خط مشي و راهبردهاي واقعي سازمان و با حوزه هاي حساس و کليدي عملکرد سازمان مرتبط باشد.

Timeframe (T) چهارچوب و محدوده زماني، يعني شاخص دوره ارزيابي معين داشته باشد.

Database(D) بانک اطلاعاتي، يعني داده ها و اطلاعات لازم و مربوط به شاخص وجود داشته باشد.

تعيين وزن شاخص ها و اهميت آن ها

اهميت هر کدام از ابعاد و محور شاخص ها چقدر است؟ آيا شاخص ها اهميت يکسان دارند يا متفاوت؟ کدام شاخص از بيشترين و کدام يک از کمترين اهميت برخوردار است براي تعيين ضرايب و اوزان شاخص ها روش هايي از جمله مي توان روش ليکرت، روش گروه غيرواقعيNominalGroupTechnics)NGT)، روش بوردا(Borda)، روش انتخاب نظريات کارشناسان(Expert choice) را مي توان نام برد. يکي از روش هاي مهم قابل استفاده در اين زمينه که در علم مديريت نيز کاربرد زيادي دارد، روش فرايند تحليل سلسله مراتبي(Analytic Hierarchy Process (AHP که از اصول اساسي تفکر تحليلي زير تبعيت مي کند:

▪ اصل ترسيم درخت سلسله مراتب.

▪ اصل تدوين و تعيين اولويت ها.

▪ اصل سازگاري منطقي قضاوت ها.

تصميم گيري براساس روشAHP از مزيت هاي بسياري از جمله الگوي واحد قابل فهم، تکرار فرايند، اجماع و تلفيق قضاوت ها، بده و بستان بين عوامل تشکيل دهنده گزينه ها، ترکيب مطلوبيت گزينه ها، رويکرد تحليلي و سيستمي، عدم اصرار بر تفکر خطي، ساختار سلسله مراتبي و اندازه گيري موارد نامشهود در تدوين و تعيين اولويت ها برخوردار است. روشAHP با طبقه بندي سلسله مراتب ساختاري و وظيفه اي براساس مقايسات زوجي اولويت ها بنا شده است که تصميم گيرنده، به ترسيم درخت سلسله مراتب تصميم که عوامل مورد مقايسه و گزينه هاي رقيب مورد ارزيابي در تصميم را نشان مي دهد انجام داده و سپس مقايسات زوجي صورت مي گيرد. همين مقايسات، وزن هريک از عوامل را در راستاي گزينه هاي رقيب مشخص مي سازد و در نهايت يک الگوريتم رياضي به گونه ماتريس هاي حاصل از مقايسات زوجي را با همديگر تلفيق مي سازد که تصميم بهينه بمنظور اختصاص ضرايب به بهترين وجه ممکن حاصل مي شود. البته نرخ سازگاري تصميم با قضاوت ها در اين مرحله واجد اهميت خاصي بوده و سازگاري مقايسات را مشخص مي کند. يکي از روش هاي مقايسه نرخ سازگاري، روش بردارهاي ويژه مي باشد. استانداردگذاري و تعيين وضعيت عملکرد مطلوب شاخص ها براي پايان دوره ارزيابي: تعيين معيار عملکرد و مقدار تحقق شاخص بصورت کمي يا کيفي و نرخ رشد عملکرد در سال هاي گذشته بصورت ميانگين و يا ميانگين متحرک براي دو يا چند سال گذشته با در نظر گرفتن اهداف خاص تعيين شده براي آن دوره و پديده هاي موثر در نحوه تحقق آن شاخص، استخراج و معين مي گردد. در تعيين وضعيت مطلوب عملکرد شاخص بايد واقع گرايانه و غير بلند پروازانه عمل کرد و توافق واحدهايي که وظيفه انجام و عمل به آن شاخص را بعهده دارند جلب نمود.

سنجش و اندازه گيري و استخراج نتايج

براي هر شاخص، عملکرد واقعي را با استفاده از مجموع واقعيت هاي موجود مشخص و با استاندارد عملکرد مطلوب مقايسه نسبت به وضعيت تحقق اهداف آن شاخص بررسي و در نهايت تحليل لازم انجام و در صورت لازم اقدامات اصلاحي جهت بهبود عملکرد در آن شاخص را معين نمود. يک نکته اين که در نتايج عملکرد، معمولاً رويکرد و ديدگاه حاکم در ارزيابي عملکرد مورد توجه خاص قرار مي گيرد. مثلا: اگر ارزيابي عملکرد يک فرايند مورد توجه باشد، نتايج اين اندازه گيري منتهي به تعيين وضعيت مطلوب يا نامطلوب بودن عملکرد آن فرايند مي گردد. اگر فرايند موجب افزايش ارزش افزوده براي سازمان شود عملکرد آن مطلوب وگرنه علت منفي بودن عملکرد فرايند را بايد بررسي کرد. براي علت يابي مي توان از تکنيک طراحي آزمايش هاDOE)Design of Experience) و براي کاهش خطا ازSix segma که در سازمان هاي پيشرو بيشتر عملي مي باشد استفاده نمود. هم چنين براي بهبود داخل فرايند از روش بهبود مستمر فرايندCPI)Continuous Process Improvement) و جهت بهبود کلي و عوامل خارجي فرايند نياز به مهندسي مجددBRP)Business Process Reengineering) است.

مدل ها و الگوهاي سيستم ارزيابي عملکرد

در الگوهاي نوين ارزيابي عملکرد، مدل هاي کمي مثل معيار بهره وري با رويکرد ارزش افزوده، معيار کارآمدي با رويکرد اثربخشي و کارآيي و معيار سودآوري با رويکرد حسابرسي عملکرد و مدل هاي کيفي، مثل معيار توصيفي و ارزشي با رويکرد تعهد سازماني و اخلاق سازماني و چند معيار ديگر بکار گرفته شده است. دست کم هفت مقياس براي ارزيابي عملکرد يک سازمان وجود دارد که الزاماً متمايز از يکديگر نيستند. اين مقياس ها عبارتند از: اثربخشي، کارايي، سود و سودآوري، بهره و بهره وري، کيفيت زندگي شغلي، خلاقيت و نوآوري و کيفيت. به مهم ترين و متداول ترين الگو و مدل هاي اجراي فرايند ارزيابي عملکرد ذيلاً اشاره مي گردد:

الگوي تحليل سلسله مراتبي(AHP) که در فوق مختصر شرحي داده شد، الگوي کارت امتياز متوازنBalance Score Card BSC)B) بناي اين الگو ايجاد حلقه اتصال مديران با عملکرد امروزين به اهداف فرداي آن هاست. برنامه ريزي آرمانيGoal Programing GP)c) که کاربرد آن براي بهينه سازي چندين عامل بطور هم زمان با يک مساله چند منظوره است. الگوي تحليل پوششي داده هاData Envelopment Analysis (DEA)A، اين مدل رياضي را براي تاويل و شفاف سازي حدود علي و معلولي بهره وري با تحليل هاي واقع بينانه تدارک ديده شده است. الگوهاي سيستم هاي کيفيت(مميزي کيفيتISO ، مديريت کيفيت جامع(TOM)، الگوي مهندسي مجدد(Re-engineering)، مدل ترازيابي و الگوسازي(Benchmarking)، الگوي سنجش کارايي و اثربخشي، الگوي هوشين کانري، الگوي برتري سازماني بنياد کيفيت اروپاييEuropean Foandation Quality Mangement EFQM)M) که به تبعه آن جايزه ملي کيفيت ايرانIran National Quality Award (INQA)A نيز تدوين گرديده است.

 

نتيجه گيري

 

سازمان ها تا زماني که براي بقا تلاش مي کنند و خود را نيازمند حضور در عرصه ملي و جهاني مي دانند، بايد اصل بهبود مستمر(Continous improvement) را سرلوحه فعاليت خود قرار مي دهند. اين اصل حاصل نمي شود، مگر اين که زمينه دستيابي به آن با بهبود مديريت عملکرد امکان پذير شود. اين بهبود را مي توان با گرفتن بازخور لازم از محيط دروني و پيراموني و تجزيه و تحليل نقاط قوت و ضعف و فرصت ها و تهديدهاي سازمان، مسئوليت پذيري و جلب رضايت مشتري با ايجاد و بکارگيري سيستم ارزيابي عملکرد با الگوي مناسب، اين امکان را ايجاد خواهد کرد. به انعطاف پذيري برنامه ها و اهداف و ماموريت سازمان ها در محيط پوياي امروزين کمک قابل توجه مي نمايد. ارزيابي و اندازه گيري عملکرد و توسعه آن به فرهنگ سازي و ارتقاء فرهنگ سازماني نياز دارد. 

ادامه مطلب

راهنمایی،ارتباط جهت دریافت پکیج  از طریق واتس آپ و یاتلگرام  ، تماس با شماره: 

0936-632-1253

روش های ارسال پکیج آموزشی

-       ارسال لینک دانلود

 قیمت این بسته بدون تخفیف 800 هزار تومان می باشد . 

نکته :

- لطفا پس از انجام عملیات خرید، جهت  دانلود  به منوی سوابق خرید رفته و با مراجعه به بخش دانلود ها ، پکیج و یا بسته آموزشی را دانلود فرمایید.

 

 

سرفصل های آموزشی

·       مطالعات بازار و رقبا

·       آشنایی با شاخص های اقتصادی

·       انجام مطالعات اقتصادی یک طرح به صورت کامل و کاربردی با محوریت پروژه های ساختمانی

 

 

 

 

معرفی و توضیحات دوره/ بسته

ادامه مطلب

داشبورد مدیریت ابزارهای بصری هستند که با استفاده از داده های کسب و کار و نمایش آنها در قالب نمودارها، نقشه ها و جداول باعث میشوند تا مدیران و دیگر ذینفعان یک کسب و کار بتوانند اطلاعات را به درستی درک کنند و در جهت اخذ بهترین تصمیمات، با یکدیگر همکاری کنند. داشبورد مدیریت یک ابزار تجسمی است که اطلاعات مربوط به عملکرد کسب و کار را به صورت گرافیکی نمایش می‌دهد. این داشبوردها امکان می‌دهند تا مدیران و تصمیم‌گیرندگان با یک نگاه به وضعیت کلی کسب و کار آشنا شوند و تصمیم‌های بهتری بگیرند. با استفاده از داشبوردهای مدیریت، امکان پیگیری عملکرد کسب و کار در طول زمان، مقایسه اهداف با عملکرد و شناسایی الگوها و روندهای مهم وجود دارد. این ابزارها به ارمغان می‌آورند که افراد مختلف در یک سازمان اطلاعات یکپارچه‌ای را ببینند و از آن استفاده کنند تا به هدف مشترک خود برسند ادامه مطلب

پس از تهیه طرح مطالعات اقتصادی پروژه و محاسبه شاخص های مالی و پیش بینی اولیه هزینه های ساخت که با استفاده از دانش پروژه های گذشته و تجارب افراد خبره تهیه می شود  ، وارد فاز بودجه بندی پروژه میشویم .

ابتدا لازم است با تعاریف اولیه بودجه بندی آشنا شویم:

بودجه: تخمینی از درآمد و هزینه در طول یک بازه زمانی پروژه که در آینده اتفاق می افتد. در مفهوم نظری یا عام بودجه ، بودجه نوعی پیش بینی است. یعنی پیش بینی اتفاقات مالی از جنس درآمدها و هزینه ها ی پروژه

 

مدیریت بودجه پروژه: مدیریت صحیح و به موقع ورودی ها( درآمدها )و خروجی ها (هزینه ها) پروژه که در طول مدت زمان عمر پروژه انجام می شود.

ضرورت نیاز به بودجه بندی و مدیریت هزینه ها

بی شک یکی از مهمترین مباحث مدیریت کلان پروژه ها توازن بین هزینه ها و درآمدها یا همان منابع و مصارف  پروژه می باشد.

در این راستا یکی از مهمترین وظایف در حوزه مدیریت پروژه و متخصصین کنترل پروژه در دفترPMO ورود به مبحث بودجه بندی پروژه ها می باشد.

متخصصین کنترل پروژه در دفترPMO حتما می باید در اولین گام برنامه ریزی بودجه تهیه درخت هزینه ها و همانCBS را در دستور کار خود قرار دهند. در این مرحله ممکن است احجام نیز وجود نداشته باشد و یا دقیق نباشد. که بر اساس دانش سوابق پروژه ها و دانش افراد فنی، نقشه های اولیه و .. بودجه بندی اولیه انجام میشود.

 

اگر بودجه بندی در برنامه ها و پروژه های یک شرکت اصولی انجام نشود و فقط از دانش تجربی خبرگان استفاده کنیم ممکن است فقط هزینه های عملیاتی از منظر اجرایی عنوان شود و سایز هزینه ها مانند مطالعات ، مجوزات ، انشعابات ، هزینه های دفتری و...در برآورد آنها مطرح نشود و این کار باعث می شود از هزینه تمام شده و یا به عبارتی قیمت تمام شده پروژه دور شویم...

 

روش های تخمین بودجه پروژه

سه نوع تخمین در پروژه ها وجود دارد:

 

 

1- تخمین سطحی

این توع تخمین سطحی است و بیشتر در طرح توجیه اقتصادی این تخمین انجام میشود . که منبع آن تجارب گذشته و یا نظر افراد خبره است. این بودجه دیتیل اجرایی ندارد. و حتی ممکن است از استعلام از بازار تهیه شده باشد.

2- تخمین بودجه کلی و یا اولیه

این نوع تخمین کلی است ودر فرآیندهای برنامه ریزی اولیه استفاده می شود . که با روش بالا به پایین انجام می شود. این روش مطابق دانش افراد خبره و یا سوابق پروژه های پیشین انجام میشود . در برنامه ریزی از بالا به پایینابتدا مدیر عالی اهداف کلان را تعیین میکند. این اهداف بر اساس سیاستهای سازمان و یا بنگاه اقتصادی میباشد. به عنوان مثال سیاست قیمت تمام شده و یا قیمت فروش محصول پروژه می باشد .

 برای تهیه بودجه اولیه مناسب است ولی بعد از براورد بودجه در این روش برای رسیدن به بودجه دقیق تر می باید از روش سوم استفاده نمود.

در این گام بودجه کلان پروژه تنظیم می شود به عبارتی مطابق با سیاست ساخت پروژه که در طرح توجیهی اولیه تهیه شده است بودجه دراین مرحله تنظیم میشود . اینکه مدیریت ارشد سازمان بداند محصول نهایی پروژه به ازای هر متر مربع چه مقدار برآورد میشود. این قدم پایه گذار روش تفصیلی بودجه است

 

3- تخمین قطعی و تفصیلی

این دقیقترین نوع تخمین است ودر مراحل پایانی فرآیندهای طرح ریزی انجام می شود و با روش تخمین از پایین به بالا تهیه می شود . ورودی این تخمین متره و برآورد و یا اعلان نظر تیم مهندسی مطابق با کانسپت و نقشه های پروژه است.

در این روش تخمین جزئیات عناصر هر کار مثل نیروی انسانی و مواد اولیه و میزان تغییرات آن محاسبه می شود. هرکدام از اجزاء پروژه نیازهای مالی تعریف شده خود را دارند که نهایتا سبب پیش بینی کل هزینه می شود.

 

به هنگام تعریف بودجه موارد زیر را باید در نظر داشت:

•        پروژه را فازبندی کنید.

•        تعریف حداکثر حجم کاری مورد نیاز برای تکمیل هر فاز(ساعات کاری پرسنل)

•        هزینه تجهیزات را از یاد نبرید.

•        ریسک ها و محددیت ها را در نظر بگیرید.

 

 

فرآیند بودجه بندی و مدیریت هزینه پروژه

 

 

    

در این فرآیند که مطابق چرخهPDCA میباشد

·        تهیه کانسپت ( مشخصات) اولیه پروژه

·        تهیه ساختار کلان شکست پروژهWBS 

·        تهیه ساختار شکست هزینه ها ( درخت هزینه ) می باشد.

·        تهیه احجام و متره پروژه و دریافت نقشه ها

·        برآورد منابع ( نیروی انسانی ، مصالح ، و تجهیزات ) مورد نیاز پروژه مطابق با مشخصات فنی

·        تصویب بودجه پروژه

·        کنترل و گزارش بودجه عملیاتی در اجرا

 

·        بازبینی و اصلاح بودجه

عوامل موثر در بودجه بندی پروژه

در پیش بینی بودجه پروژه عوامل زیادی هستند که در برنامه ریزی بودجه تاثیر گذار هستند که می باید در محیط پروژه مورد توجه قرار گیرند.

عوامل محیطی : عواملی از قبیل دستور العمل های ابلاغی از طرف سازمانهای حاکمیتی ، عواملی همچون تحریم ، تورم و...

عوامل فنی : از قبیل تغییر نقشه ها و یا تغییرات در نوع و کیفیت مصالح اجرایی

عوامل جغرافیایی : محدودیت های فاصله ، شرایط دسترسی به محل پروژه حتما می باید در پیش بینی بودجه در نظر گرفته شود.

عوامل آب و هوایی: شرایط و بروارد هزینه های پروژه در موقعیتهای آب و هوایی مختلف (منلطق گرمسیر ، سردسیر، مناطق با بارندگی های مداوم و...) در بودجه بندی پروژه تاثیر گذار می باشد.

عوامل انسانی : دسترسی به منابع انسانی در موقعیت های خاص حتما می باید در نظر گرفته شود.

 

سخن آخر

متخصصین کنترل پروژه می باید در ابتدا ( قبل از تصویب و شروع عملیات اجرایی)و در مدت ا جرای پروژه ها ،  بودجه بندی پروژه را با  استفاده از مکانیزم های امکانسنجی طرح و متد های کاری از جملهEVM در دستور کار خود قرار دهند.

اگر بودجه بندی در برنامه ها و پروژه های یک شرکت اصولی انجام نشود و فقط از دانش تجربی خبرگان استفاده کنیم ممکن است فقط هزینه های عملیاتی از منظر اجرایی عنوان شود و سایز هزینه ها مانند مطالعات ، مجوزات ، انشعابات ، هزینه های دفتری و...در برآورد آنها مطرح نشود و این کار باعث می شود از هزینه تمام شده و یا به عبارتی قیمت تمام شده پروژه دور شویم .

 

ادامه مطلب

موضوع مورد بحث این مطلب، پرداختن به فرآیند فروش به عنوان یک فرآیند مهم و اساسی و تعریف و ارائه شاخص هایی برای تحت کنترل گرفتن این فرآیند با هدف تعیین وضعیت و شرایط موجود، شناسایی مشکلات احتمالی و رفع آنها و در صورت امکان، طرح ریزی و عملیاتی ساختن برنامه هایی برای بهبود این فرآیند می باشد.

 

با تعریف شاخص های اندازه گیری عملکرد، مقدار و میزان اثربخشی و کارایی را می توان محاسبه نموده و با در اختیار داشتن داده های حقیقی از محاسبه این شاخص های کلیدی، امکان برنامه ریزی، اجرا، بازبینی و اقدام اصلاحی به وجود می آید. تنها در این صورت است که برنامه های مدیریت عملکرد و بهبود، پشتیبان مناسبی به لحاظ اطلاعات موثق پیدا کرده و و نتیجه بخشی آنها افزایش می یابد

گردآوری اطلاعات

گردآوری اطلاعات صحیح و دقیق اما به عهده ی شما می باشد. در سازمان هایی که گردآوری اطلاعات، محاسبه شاخص ها و ترسیم نمودارها و تهیه گزارش های گوناگون، بخشی از فعالیت های مدیریتی می باشد، محاسبه این شاخص ها با صرف زمان و انرژی کمتری صورت می گیرد. اما در صورتی که اینچنین نیست، تقریبا باید از صفر شروع کرده و مکانیزم هایی را برای تهیه اطلاعات صحیح طراحی کرده تا بتوانید شاخص ها را محاسبه کنید.

میزان فروش (مقداری و ریالی)

این شاخص، یکی از مهم ترین شاخص های فرآیند تولید و حتی کل سازمان می باشدو به طور قطع و یقین می توان آن را یک شاخص کلیدی عملکردKeyPerformance Indicator دانست . فرمول پیچیده ای ندارد و حتی می توان گفت که ساده می باشد.

میزان فروش را در دوره های مشخص ماهیانه ، فصلی و همچنین سالیانه، روی نمودار آورده و سیر تغییرات آن را مد نظر داشته باشید. معیار آن می تواند ریالی یا مقداری و برحسب تعداد و وزن باشد. دلایل افزایش یا کاهش آن را بایستی زیر ذره بین داشته و آنها را کاملا شناسایی کنید.

این شاخص‌ دارای زیرشاخص ها یا زیرنمودارهای دیگری نیز می باشد، موارد آن به شرح زیر است. این موارد شما را در تحلیل شاخص اصلی فروش کمک می کند.

الف– اگر مشتریان شما شرکت ها و واحدهای اقتصادی هستند سهم هر کدام از مشتریان را نیز به صورت نمودار روند ترسیم کرده و تحت نظر داشته نظر داشته باشید. اگر به بازار مصرف، محصولات و یا خدمات خود را ارائه می کنید، سهم هر منطقه جغرافیایی را مشخص نمایید.

ب- سهم هر محصول از میزان فروش کل یا سهم هر خدمت از بهای کل خدمات ارائه شده به مشتریان را نیز به صورت جداگانه به صورت نمودار در آورده و آن را نیز تحلیل نمایید.

ج – افزایش میزان فروش، آیا از فروش به مشتریان جدید است؟ یا به مشتریان کنونی بیشتر فروخته اید؟

د- افزایش میزان فروش آیا از فروش محصولات و خدمات جدید است؟ یا محصولات و خدمات فعلی بیشتر فروخته اند؟

ه- افزایش فروش از افزایش قیمت محصولات و خدمات است و یا حجم و مقدار یا تعداد فروش شما بیشتر شده است؟

سهم بازار

برای محاسبه این شاخص باید بتوانید اطلاعات مربوط به تقاضای کل محصولاتی که شما تولید کرده و به بازار عرضه می کنید را در تمام بازار بدست آورید. از تقسیم مقدار فروش شما بر آن عدد سهم شما از بازار به دست می آید. مقدار این شاخص طبیعتا هر چه بالاتر باشد نشان دهنده ی حضور موفق تر و پرقدرت تر شما در بازار است که توانسته اید سهم بیشتری از عرضه ی یک محصول یا خدمات خاص را در اختیار داشته باشید. این شاخص نیز از شاخص های کلیدی و بسیار مهم می باشد.

درصد بازگشت مشتریان

درصد بازگشت مشتریان در بازه زمانی مشخص

نرخ وفاداری مشتریان

 نسبت مشتریان وفادار به کل مشتریان در یک بازه زمانی مشخص

·        بهره وری فروش

·        میزان فروش هر فروشنده

·        نرخ جذب مشتری

 

    و......

((جهت دریافت شاخص های فروش با شناسنامه آنها با تماس بگرید))

ادامه مطلب

 

شاخص های کلیدی يك ابزار اندازه گيري كمي است كه مي تواند براي مونیتورینگ واندازه گيري كيفيت  وکمیت فعاليت هاي پروژه  كه می تواند بر  اهداف سازمانی پروزه تاثیر گذار باشد مورد استفاده قرار می گيرد. ﺑﻨﺎﺑﺮاﻳﻦ اﻣﺮوزه ﻳﻜﻲ از ﻣﻬﻤﺘﺮﻳﻦ ﻣﺰﻳﺖ ﻫﺎي رﻗﺎﺑﺘﻲ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﻛﺎراﺋﻲ و اثر بخشی در ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﭘﺮوژه ﻫﺎ ﻣﻲ ﺑﺎﺷـﺪ. ﺑـﻪ ﻣﻨﻈـﻮر ﺑﻬﺒﻮد اﻳﻦ ﻣﺰﻳﺖ رﻗﺎﺑﺘﻲ ﺿﺮورت دارد ﻛﻪ ﻛﻠﻴﻪ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﺑﺘﻮاﻧﻨﺪ ﭘﺮوژه ﻫﺎ ي ﺧﻮد را با تعریف و استفاده از شاخص های کلیدی استاندارد کنترل ﻧﻤـﻮده و از ﻧﻘـﺎط ﺿـﻌﻒ و ﻗـﻮت پروژه مطلع و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی مورد نیاز را اتخاذ نمایند. در این راستا ابتدا می باید می باید فازهای پروژه را بشناسیم .

 

 

تصویر شماره 01

مطابق تصویر شماره 01 در  فازهای اصلی ( آغاز ، برنامه ریزی ، اجرا، کنترل و اختتام ) پروژه با سه حوزه شاخص اصلی روربرو هستیم:

1.     حوزه زمان

2.     حوزه هزینه

 

3.     حوزه کیفیت

که در این مطلب قرار است به معرفی شاخص های کلیدی در حوزه زمان و هزینه که از جمله وظایف اصلی حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه است، اشاره ای داشته باشیم.

ابتدا بهتر است به صورت کلان فرآیندهای حوزه پروژه و فازهای اجرایی پروژه ا مجددا مرور کنیم. 3] 

 

 

 

در تصویر شماره 2 نشان می دهد در طول مدت اجرای پروژه در مراحل طراحی ، تامین ، ساخت و اختتام ، شاخص های کلیدی همچون پلیسی صحت و سلامت اجرای پروژه را از سه منظر اصلی زمان ، هزینه و کیفیت کنترل و نظارت می کنند.

 

معرفی شاخص های کلیدی پروژه در حوزه های زمان و هزینه

    ارزش برنامه‏اي (PV & BCWS) 

   ارزش برنامه‏اي (PV) بودجه پیش بینی شده براي کار زمان‏بندي شده می باشد و میزان آن بخشي از هزينه‏ي برآوردي برنامه‏ريزي شده‏ مصوب است که در طول يک دوره‏ي معين از فعاليت خرج مي‏شود . در واقع همان  برنامه ریزی بودجه‏ تخصيصي در هر دوره‏ي زماني از مدت زمان فعاليت‏ها مي‏باشد که در شروع پروژه برآورد مي‏گردد.

PV=Plan% Complete * BAC

BCWS(Budgeted cost for work schedule)

 

 :BACبودجه مجاز پروژه) Budget at completion(

بودجه‌ای که پروژه مجاز به هزینه آن می باشد ..

   

   هزینه واقعیActual costیا AC

هزینه واقعی کار انجام شده یک فعالیت که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه محاسبه می شود. هرگاه صحبت ازAC به میان می‌آید، مجموعAC تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص، پس از شروع پروژه مدنظر خواهد بود.

نام دیگر این شاخصACWP(Actual cost for work perform)می‌باشد.

 

   ارزش کسب شده-Earned ValueیاEV--

یکی از مهمترین شاخص های کنترلی پروژهEV و یا ارزش کسب شده می باشد .

ارزش کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه، بر مبنای قیمت های واحد و مفروضات بودجه ای اولیه مبنای محاسباتPV محاسبه می شود. هرگاه صحبت ازEV به میان می آید، مجموعEV تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه مدنظر خواهد بود. نام دیگر این شاخص(BCWP(Budgeted cost for work performed) می‌باشد. یعنی ارزش ریالی کسب شده برای کار انجام شده.

EV=Actual% complete *BAC

 

مثال

فرض کنید بودجه کل پیش بینی شده پروژه 50 میلیون ریال باید. در ماه چهارم پروژه درصد پیشرفت برنامه ای پروژه 22% و پیشرفت واقعی پروژه 10% باشد.

ابتدا نمودار پیشرفت را ترسیم می کنیم :

 

پس از آن نمودار شاخص های ریالی را ترسیم می کنیم:

 

در نمودار بالاAC ( هزینه واقعی بسیار بالا تر از ارزش کسب شده در پروژه می باشد. به عبارتی هزینه انجام شده پروژه برای رسیدن به درصد پیشرفت واقعی 10% معادل     5,000,000است در حالی که هزینه واقعی انجام شده پروژه معادل    14,000,000 می باشد که این نشان از بحران در هزینه کرد پروژه نسبت به پیشرفت واقعی پروژه می باشد.

  

   انحراف از هزینهCost variance

میزان ریالی (یا بر مبنای واحد پولی دیگر) انحراف هزینه پیش‌بینی شده برای میزان کار انجام شده تا این لحظه با هزینه واقعی صرف شده برای کار انجام شده می‌باشد.

CV=EV-AC

 

 

   انحراف از زمان‌بندیSchedule varianceیاSV:

میزان انحراف از برنامه زمان‌بندی تا زمان مد نظر پروژه بر مبنای بودجه

SV =EV-PV

 

  

   شاخص عملکرد هزینه‌ایCost Performance VarianceیاCPI

این شاخص برای نشان دادن نسبت هزینه برنامه ریزی شده برای کار انجام شده به هزینه مصرف شده بکار می رود که بعنوان ضریب عملکرد سیستم نیز شناخته میشود.

CPI=EV/AC

 

   شاخص عملکردSPI

این شاخص برای نشان دادن نسبت کار انجام شده به کار برنامه ریزی شده تا یک تاریخ معین که برای تخمین زمان پایان پروژه به کار می رود

SPI=EV/PV

 

با توجه به تعاریف بالا جدول شاخص های کلیدی به شرح ذیل می باشد:

  

 

تحلیل وضعیت پروژه

با استفاده از محاسبه شاخص های کلیدی بالا و با توجه به جدول زیر می توان وضعیت پروژه را در شرایط کنونی نحلیل نمود . و در این خصوص اقدامات اصلاحی مورد نیاز را اتخاذ نمود .

   

با توجه به جدول و تطبیق شاخص های پروژه می توان فهمید پروژه در وضعیت      قرار داردیعنی عقب از برنامه زمانبندی و بیشتر از بودجه...در این شرایط ارکان اصلی پروژه ( کارفرما ، مدیر پروژه ، سرمایه گذار و...) می باید تصمیمی اتخاذ نمایند جهت اصلاح و بهبود در شرایط فعلی و گرنه به شکست پروژه ممکن است دچار شوند .

 

نکته مهم آخر:

در تدوين شاخص هاي ارزيابي بايد به چند نكته توجه نمود:

·        دوره محاسبه و تحليل

·        شناسایی و تعریف سایر شاخص های کلیدی ( به عنوان مثال شاخص هزینه هر متر مربع ساخت)

·        هدف گذاری برای شاخص ها

·        مقایسه شاخص ها با رقبا و پروژه های گذشته

·        تعریف اقدامات اصلاحی در صورت انحراف از اهداف تعریف شده شاخص ها

·        تهیه داشبورد مدیریتی جهت مشاهده آنلاین وضعیت شاص های کلیدی پروژه

 

·        و...

ادامه مطلب

نمودار های کنترلی هزینه

مديريت ارزش کسب شده  در پروژه ها امکان سنجش دقيق ميزان پيشرفت پروژه را نسبت به منابع مصرف شده  و انحرافات آن را در 2 شاخص هزینه و زمان مورد بررسی قرار می دهد  . اتخاذ تصميمات بهبود در ادامه روند پروژه از موضوعات اصلی شاخص های کنترلی ارزش کسب شده در پروژه ها است به عبارتی ارزش کسب تکنيک اندازه گيري دقيق ميزان پيشرفت پروژه را با نسبت به منابع مصرف شده پروژه را ميسر مي سازد.

 

نمودارS یاS-Curve و اهمیت آن در برنامه ریزی و کنترل پروژه

 

قبل از ورود به مبحث ارزش کسب شده لازم است در مورد نمودار مهمSتوضیح مختصری دهیم . از این نمودار جهت ترسیم میزان تجمعی پیشرفت زمانی و یا ریالی در پروژه ها استفاد همی نماییم. این نمودار در یک نگاه مقایسه وضعیت برنامه ای را با وضعیت واقعی است را برای ذینفعان پروژه نمایان می سازد. نمودارS یک نمودار مصرف منابع پروژه در طول زمان است.

 

 

 

 

 مولفهه ای اصلی مدیریت ارزش کسب شده

در ابتدای توضیح لازم است بدانیم اطلاعات موجود برنامه ریزی و واقعی ما در پروژه شامل :

·               هزینه برآورد شده پروژه

·               هزینه واقعی تا کنون پروژه

·               درصد پیشرفت برنامه ای

·               درصد پیشرفت واقعی

قرار است ما با استفاده از روش های مدیریت ارزش کسب شده  به تحلیل این اطلاعات بپردازیم .

مدیریت ارزش کسب شده دارای سه سرفصل می باشد که  که اصول  اندازه گیری عملکرد پروژه را تشکیل میدهند. این سه اصل عبارتند از:

• ارزش برنامه ای

مجموع بودجه های بسته های کاری ( سازه ، سفتکاری ، تاسیسات و...) زمانبندی شده میباشد که در مدت زمان تعیین شده میبایست تبودجه آن تامین و عملیات اجرایی تکمیل گردند.

   ارزش برنامه‏اي (PV) بودجه پیش بینی شده براي کار زمان‏بندي شده می باشد و میزان آن بخشي از هزينه‏ي برآوردي برنامه‏ريزي شده‏ مصوب است که در طول يک دوره‏ي معين از فعاليت خرج مي‏شود . در واقع همان  برنامه ریزی بودجه‏ تخصيصي در هر دوره‏ي زماني از مدت زمان فعاليت‏ها مي‏باشد که در شروع پروژه برآورد مي‏گردد.

PV=Plan% Complete * BAC

BCWS(Budgeted cost for work schedule)

 

 :BACبودجه مجاز پروژه) Budget at completion(

بودجه‌ای که پروژه مجاز به هزینه آن می باشد ..

• هزینه واقعی

هزینه واقعی کار انجام شده یک فعالیت که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه محاسبه می شود. هرگاه صحبت ازAC به میان می‌آید، مجموعAC تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص، پس از شروع پروژه مدنظر خواهد بود.

نام دیگر این شاخصACWP(Actual cost for work perform)می‌باشد.

• ارزش کسب شده

ارزش کسب شده نشان دهنده پیشرفت کار در یک نقطه مشخص زمان است و به عنوان نتیجه تکمیل فعالیتها حاصل میشود. بهعبارت دیگر تکمیل هر فعالیت منجر به ایجاد ارزش کسب شده در پروژه میگردد.

یکی از مهمترین شاخص های کنترلی پروژهEV و یا ارزش کسب شده می باشد .

ارزش کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه، بر مبنای قیمت های واحد و مفروضات بودجه ای اولیه مبنای محاسباتPV محاسبه می شود. هرگاه صحبت ازEV به میان می آید، مجموعEV تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه مدنظر خواهد بود. نام دیگر این شاخص(BCWP(Budgeted cost for work performed) می‌باشد. یعنی ارزش ریالی کسب شده برای کار انجام شده.

EV=Actual% complete *BAC

 

انحراف از زمان‌بندیSchedule variance یاSV:

میزان انحراف از برنامه زمان‌بندی تا این لحظه بر مبنای بودجه. لذا جهت تبیین بیشتر و درک بهترSV در نظر بگیرید که فرمول محاسبه آن EV-PV است و اختلافEV باPV با توجه به فرمول هر یک از آن ها تنها در درصد پیشرفت فیزیکی واقعی با برنامه‌ای فعالیت می‌باشد

SV =EV-PV

تاخیر در  برنامه زمانبندی پروژه  بر اساس شاخص (SV)، لزوماً نشان دهنده تاخیر در اتمام پروژه نیست. تاخیر در اتمام پروژه را می بایست با بررسی سایر شاخص ها و تحلیل مسیر بحرانی زمانبندی مشخص نمود.

انحراف از هزینهCost variance

میزان ریالی (یا بر مبنای واحد پولی دیگر) انحراف هزینه پیش‌بینی شده برای میزان کار انجام شده تا این لحظه با هزینه واقعی صرف شده برای کار انجام شده می‌باشد.

فرمول محاسبه:CV=EV-AC

شاخص عملکرد هزینه‌ایCost Performance Variance یاCPI

این شاخص برای نشان دادن نسبت هزینه برنامه ریزی شده برای کار انجام شده به هزینه مصرف شده بکار می رود که بعنوان ضریب عملکرد سیستم نیز شناخته میشود.

CPI=EV/AC

 شاخص کارآیی هزينه پروژه هر چه از 1 پایین تر یاشد نشانگر بالاتر بودن هزينه پروژه از برآورد هاي اوليه است. روند نمودار نیز نشان دهنده میزان تلاش پروژه در جهت جبران هزينه هاي صرف شده اضافي می باشد.

 

 

شاخص عملکردSPI یاSchedule Performance Index

این شاخص برای نشان دادن نسبت کار انجام شده به کار برنامه ریزی شده تا یک تاریخ معین که برای تخمین زمان پایان پروژه به کار می رود

SPI=EV/PV

شاخص كارايي زمانی پروژه هر چه از 1 پایین تر یاشد نشانگر عقب افتادگی بیشتر پروژه از زمانبندی اولیه است. روند نمودار نیز نشان دهنده میزان تلاش پروژه در جهت جبران عقب افتادگی های زمانی می باشد.

 

 

   

تحلیل وضعیت پروژه

با استفاده از محاسبه شاخص های کلیدی بالا و با توجه به جدول زیر می توان وضعیت پروژه را در شرایط کنونی تحلیل نمود و در این خصوص اقدامات اصلاحی مورد نیاز را اتخاذ نمود .

 

 

  

 

در پایان می توان مطابق جدول عنوان شده در مطالب گذشته ، وضعیت عملکردی و ارزش کسب شده پروژه را مطابق جدول زیر برسی و تحلیل نمود .

 

در پایان نباید شاخص های  بودجه ای و زمانی پروژه را از یکدیگر مستقل در نظر گرفت و تاثیر هر یک بر دیگری را مورد توجه قرار نداد. زیرا  این شاخص با هم می توانند عملکرد و اثر بخشی منابع مصرفی در پروژه را مورد تحلیل قرار دهند.

ادامه مطلب

زمانی که یک طرح و یا یک ایده به پروژه تبدیل می شود برای ذینفعان کلیدی خود اهدافی را به دنبال دارد که رسیدن به این اهداف کلید موفقیت پروژه از منظر ذینفعان پروژه می باشد. این اهداف در قالب سه محور اصلی زمان ، هزنیه و کیفیت در جریان است. تیم پروژه در حوزه های طراحی ، اجرا ، تامین و نظارت  با تمامی فرایندهای مرتبط آن تلاش می کنند تا اهداف تعریف شده به بهترین نحوه در طول اجرای پروژه محقق شود.

در این مسیر یعنی از زمان تولد تا زمان اتمام وتحویل پروژه به عنوان یک محصول می باید اقدامات تعریف شده ای را مطابق با استاندارد های موجود در دستور کار قرار داد در غیر این صورت رسیدن به اهداف و شاخص های تعریف شده پروژه ممکن است با مغایرتهای مواجه شود  یا حتی منجرب به شکست پروژه و یا عدم موفقیت آن شود.

با یک مطالعه می توان دید در اطراف ما پروژه های شکست  خورده و یا غیر موفق در سطوح مختلف اتفاق می افتد . پروژه های  که با صرف هزینه های زیاد ، و بدلیل ضعف مدیریت و  برنامه ریزی و مغایرت با اهداف تعریف شده شکست خورده و ناموفق اند . هتل های بی مسافر ، پروژه های ساختمانی بدون سکنه و.... عملا پروژه های شکست خورده می باشد.

پروژه ای که متوقف میشود ..

پروژه های که زمان اجرای آن خیلی طولانی می شود و محصول پروژه را غیر اقتصادی می نماید.

پروژه ای که مشتری ندارد...

پروژه که قیمت تمام شده آن بیشتر از فروش آن میشود

و...

همه این موارد  یعنی عدم رسیدن به اهداف اصلی تعریف شده پروژه....

 

یکی از ابزارهای مهم جهت موفقیت در پروژه تهیه برنامه زمانبندی پروژه می باشد .

برنامه زمانبندی پروژه ابزاری است جهت مشخص شدن مسئولیت های اجرایی ، بودجه مورد نیاز در طول اجرای پروژه و همچنین مشخص نمودن اتفاقات مهمی که به عنوان یک رویداد(Milestones ) مهم قرار است در پروژه اتفاق افتد.

با استفاده از برنامه زمانبندی پروژه می توان تاثیرات تغییرات احتمالی بر پروژه را پیش بینی نمود و حتی تصمیم بر انجام شدن و یا نشدن آن گرفت.

همچنین موفقیت یک پروژه به وجود برنامه زمانبندی که مطابق با توانممندیها  تهیه شود بستگی دارد. برنامه ای که به خوبی نشان دهد هر فعالیتی چقدر به سایر فعالیت های پروژه بستگی دارد، در چه زمانی و با چه هزینه ای و توسط کدام منابع مورد نیاز می باید انجام می شود ..

برنامه زمانبندی در حقیقت نقشه راه اجرای پروژه از شروع تا پایان و یا همان تحویل محصول پروژ ه است که به روشنی مسیر اجرای پروژه را برای تیم پروژه مشخص میکند..

 

برنامه زمانبندی یکی از ابزارهای مهم در برآورد بودجه پروژه می باشد  و در حقیقت خط مبنایی (Baseline) برای برآورد بودجه پروژه مطابق با زمان پروژه می باشد..

مدیر پروژه با استفاده از این نقشه راه در طول اجرای پروژه بر نحوه انجام فعالیت ها و در مواقعی تاثیر عوامل مختلف را بر عملکرد پروژه مورد بررسی قرارداده و اقدامات اصلاحی مورد نیاز را در ادامه کار در دستور کار قرار می دهد.

باید به این نکته توجه کرد که برنامه ریزی جزو لاینفک هدف گذاری در پروژه ها می باشد .

 

در پروژه های ساختمانی با توجه به تعدد زیاد فعالیت ها می باید حتما تهیه برنامه زمانبندی پروژه را در مسیر فرآیندهای پروژه قرارداد تا بتوانیم در عرصه رقابت ،محصولی با کیفیت ، در زمان و هزینه مناسب تحویل مشتری نهایی نمود.

فواید تهیه برنامه زمانبندی در یک پروژه:

·        همسو نمودن سازمان پروژه : با مشخص کردن اهداف پروژه و پیاده سازی آن در برنامه زمانبندی می توان مسیر حرکت پروژه را به بهترین شکل مدیریت و برنامه ریزی  نمود .

·        مدیریت منابع موجود در پروژه : مسلما منابع موجود در یک پروژه محدود می باشد . با استفاده  از برنامه زمانبندی درست می توان این منابع را مدیریت نمود تا کمترین اتلاف منابع را در پروژه را شاهد باشیم .مسلما هدر رفت منابع و یا عملکرد نادرست آن باعث افزایش هزینه ها و بالا رفتن قیمت تمام شده پروژه می گردد و این به خودی خود باعث مغایرت و یا دور شدن از اهداف کلیدی پروژه می باشد .این منابع شامل ، ماشین الات ، مصالح ، نیروی کار و هزینه ها می باشد.

 

·        مشخص شدن مسئولیتها : با مشخص شدن لیست فعالیتها می توان مسئولیت اجرا، تامین ، طراحی و کنترل و نظارت آ نرا مشخص نمود و مدیر پروژه به عنوان هد تیم پروژه عملکرد این وظایف را در طول اجرای پروژه مدیریت می نماید.

 

·         کنترل  پیشرفت و عملکرد پروژه : تهیه برنامه زمانبندی پروژه همچنین یک ابزار جهت خود ارزیابی عملکرد پروژه می باشد  .در طول مدت اجرای پروژه می توان وضعیت عملکردی نیرو انسانی ، ماشین الات ، بودجه و...و همچنین ضعف های اجرایی در پروژه را رصد و مدیریت نمود . و اینکه  سهم کدام عوامل بیشترین تاثیر را در شاخص های هزینه ها ، زمان و کیفیت پروژه دارد تا بتوان در صورت نیاز، برای افزایش بازدهی و کاهش مشکلات، اصلاحاتی را در برنامه اجرایی پروژه ایجاد نماییم .

 

برنامه زمانبندی در پروژه های عمرانی

 

برنامه زمانبندی یکی از اسناد مهم  پروژه محسوب می‌شود و در زمان اختلافات و دعاوی پیش آمده در طول  پروژه نیز می تواند به عنوان یکی از مهمترین اسناد حقوقی به آن استناد نمود البته به شرط آنکه در ابتدای توافقات قراردادی  در قالب برنامه خط مبناBaseline مورد تایید ذینفعان کلیدی پروژه قرار گیرد.

 

تهیه برنامه زمانبندی در فاز برنامه ریزی پروژه در دو فاز صورت می گیرد.

 برنامه زمانبندی کلی / کلان:

برنامه ای که در آن فعالیت های اصلی موضوع قرارداد یا به عبارتی سطح 1 پروژه با در نظر گرفتن شرایط قراردادی،  مدت زمان و همچنین تاریخ شروع و پایان هر فعالیت  به همراه اوزان مصوب شده تهیه میشود.این برنامه ساختار برنامه تفصیلی را مشخص می کند.

برنامه زمانبندی تفصیلی (Baseline Plan) :

برنامه زمانبندی تفصیلی که در آن  فعالیت ها تا چندین سطح ریز شده و اوزان و هزینه مربوط به هر  فعالیت مشخص می باشد.مبنای برنامه ریزی اجرای فعالیت ها و تهیه گزارشات عملکردی پروژه و همچنین سند دعاوی پروژه برنامه  زمانبنید تفصیلی می باشد.

 

جمع بندی و نتیجه گیری در خصوص نیاز برنامه زمانبندی در پروژه:

 

·        یک زبان مشترک بین کلیه ارکان کلیدی  پروژه (شامل کارفرما، مشاور، پیمانکار و…) می باشد.

·        یکی از معتبرترین اسناد در زمینه لایحه تاخیرات و دعاوی پروژه می باشد.

·        ابزاری کاربردی جهت برآورد هزینه  های پروژه می باشد.

·        ابزاری کاربردی در مدیریت منابع  نیروی انسانی و ماشین آلات و مصالح ، و بودجه پروژه می باشد.

·        برنامه زمانبندی یک زبان مشترک بین مراحل اصلی پروژه شامل مهندسی، خرید، اجرا و راه اندازی می باشد.

·        ابزاری جهت رصد و کنترل وضعیت پیشرفت  پروژه در طول عمر  پروژه می باشد.

 

تهیه کننده:

 سید رضا علمدار مدرس و مشاور دوره های برنامه ریزی وکنترل پروژه

ادامه مطلب

 

شرکت هایی که مسیر رشد و توسعه را طی می کنند برای ایجاد سازمانی متوازن و انعطاف پذیر (چابک) نیازمند اتخاذ رویکردهای مدیریت نوین که مبتنی بر مدل های تعالی سازمانی است می باشند، واحد طرح و برنامه را می توان به عنوان مرکز اتاق فکر سازمان نامید به عبارتی واحد طرح و برنامه یکی از واحدهای کلیدی سازمان بوده که نقش بسزایی در جهت تحقق اهداف کلان و سیاستهای راهبردی سازمان دارد.

 این واحد مسئولیت بازنگری و بهینه‌سازی نظام‌های مدیریتی ( تصمیم‌سازی، تصمیم‌گیری، نظارت، هماهنگی و…) با تاکید بر روشهای نوین مدیریتی در ساختار سازمانی بعهده دارد

 

ماموریت واحد طرح وبرنامه:

 تضمین کارآیی و اثربخشی فعالیتهای شرکت در ایجاد ارزش برای تمامی ذی‌نغعان (مشتریان، کارکنان، سهامداران، تأمین‌کنندگان و جامعه) از طریق ایجاد سازمانی یادگیرنده، چابک و توانمند می‌باشد.

 

وظایف  واحد طرح و برنامه به شرح ذیل می‌باشد:

 

·        تهیه سند چشم انداز شرکت

 ·        تدوین استراتژی کلان جهت نیل به اهداف بلند مدت سازمان

 ·        تهیه و تدوین برنامه های کلان، میان مدت و کوتاه مدت

 ·        بررسی محیط درونی و محیط رقابتی بیرون سازمانی

 ·        تدوین فرآیندهای کلیدی و کنترل بر عملکرد آن در سازمان

 ·        تعریف شاخص های کلیدی و ایجاد داشبورد مدیریت جهت کنترل بر عملکرد سازمان

 ·        ظرفیت سازی در قالب چهار عنصر نیروی انسانی، قوانین و مقررات، ساختار تشکیلاتی و منابع مالی

 ·        مطالعه و بررسی روشهای بهبود مستمر در شرکت در جهت ارتقا؛ و تعالی سازمان

 ·        تهیه و کنترل برنامه های زمانبندی کلی و جزئی پروژه ها

 ·        تهیه بودجه سالیانه شرکت با همکاری سایر واحد ها

 ·        بررسی و ارزیابی عملکرد بودجه و مقایسه آن با عملکرد برنامه های تدوین شده

 ·        طراحی و استقرار نظام مبتنی بر آمار، اطلاعات با بهره‌گیری از روشهای نوین علمی

 

ادامه مطلب