_{شاید برای شما هم پیش آمده است که مسئول تدوین صورت جلسه کامل و دقیقی برای یک جلسه شده باشید. معمولا هنگام تدوین اولین صورت جلسه امکان توجه به تمام زوایای تنظیم یک صورت جلسه مناسب سخت است، چرا که صورت جلسه مورد نظر باید علاوه بر اینکه اهداف و نیازهای جلسه را برآورده می‌نماید بتواند بعنوان مرجع مناسبی در آینده نیز مورد استناد قرار گیرد.}

_{اگر در خود صبر و حوصله کافی سراغ دارید، می‌توانید با خواندن این یادداشت و مرور مستمر آن قبل از تدوین صورت جلسات آتی، دانش کافی برای تدوین صورت جلسات رسمی را آموخته و با نوشتن حداقل ده صورت جلسه با توجه به مبانی مطرح در این یادداشت، به مهارت کافی در تدوین یک صورت جلسه مناسب دست یابید. بدین منظور کافیست پنج گام تشریح شده را به ترتیب مدنظر قرار دهید.}

_{▪ گام اول: استفاده از یک الگوی مناسب}

_{اگر می‌خواهید هنگام نوشتن صورت جلسه، برای یادآوری اطلاعات عمومی جلسه و همچنین ثبت نکات کلیدی زمان زیادی را صرف نکنید، باید قبل از برگزاری جلسه برای آن آماده شوید. از این رو همیشه یک الگوی مناسب برای یادداشت اطلاعات جلسه و نکات مطرح شده در آن همراه داشته باشید ...}

_{شما می‌توانید به راحتی از الگوی پیشنهادی در این دست نوشته استفاده کرده و یادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حین آن با ثبت در این الگو و یا الگوهای مشابه انجام دهید.}

_{▪ گام دوم: یادداشت های قبل از جلسه}

_{زمان‌های ابتدایی جلسه که معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضای جلسه، با کندی و تشویش خاطر سپری می‌شود موقع مناسبی برای تنظیم بخش‌های عمومی یک صورت جلسه است.}

_{محل برگزاری، ساعت شروع، تاریخ برگزاری، موضوع جلسه، نام دبیرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومی یک جلسه هستند که در اکثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص می‌باشند و شما می‌توانید قبل از رسمی شدن جلسه این اطلاعات را در صورت جلسه یادداشت کنید.}

_{بدین ترتیب علاوه بر اینکه بخشی از صورت جلسه را تنظیم کرده اید، از اتلاف وقت خود نیز جلوگیری نموده اید.}

_{▪ گام سوم: جمله آغاز کننده}

_{معمولا در تدوین هر نوشته‌ای جمله شروع کننده بسیار مهم و راهگشا است. اگر نمی‌دانید متن صورت جلسه را چگونه باید آغاز کنید از این جمله پیشنهادی استفاده نمایید:}

_{این جلسه با حضور اعضای ذیل برگزار گردید.}

_{یادآوری: این جمله ساده علاوه بر اینکه راهگشای تداوم نگارش صورت جلسه می تواند باشد، هدایتگر خوبی برای توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اسامی حاضرین در جلسه می‌باشد که نام آنها معمولا در ذیل صورت جلسه ثبت می‌‌گردد.}

_{جملات بعدی بستگی به ذوق و سلیقه شما در نگارش صورت جلسه دارد که می‌توانید از الگوهای ذیل و یا ترکیبی از آنها استفاده نمایید. لیکن به آنها محدود نشوید.}

_{ـ هدف این جلسه عبارت است از ...}

_{ـ پیرو بررسی مفاد صورت جلسه قبلی و مذاکرات انجام یافته حین جلسه، نتایج ذیل حاصل گردید:}

_{ـ در ابتدای جلسه آقای/ خانم ... در خصوص ... توضیحات لازم را ارایه نمودند.}

_{▪ گام چهارم: ثبت نکات کلیدی و مصوبات جلسه}

_{به خاطر داشتن نکات مطرح شده در این یادداشت، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواسته‌های ذینفعان هر جلسه سبب ساز کسب مهارت در تدوین به هنگام (حین جلسه) و دقیق یک صورت جلسه خواهد گردید. لیکن تا زمان کسب چنین مهارتی کافیست نکات کلیدی جلسه و مصوبات آنرا یادداشت نمایید و پس از جلسه و با آسودگی خاطر صورت جلسه اصلی را تنظیم و منتشر نمایید.نکات اصلی جلسه که لازم است کلیات ویا جزییات این نکات (بسته به اهمیت و خواسته‌های صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از:}

_{ـ خلاصه مذاکرات انجام یافته حین جلسه با قید نام فرد مطرح کننده،}

_{ـ عناوین پیشنهاد‌های مطرح شده در جلسه با قید نام پیشنهاد دهنده،}

_{ـ شرح مصوبات جلسه با قید مشخصات زمانی و مسئول اجرای هر مصوبه.}

_{ثبت دقیق و کامل مصوبات جلسه نیز مهمترین بخش تدوین یک صورت جلسه است. روش کامل ثبت مصوبات جلسه باید مبتنی بر الگوی ۵WH به شرح ذیل باشد.}

_{ـ شرح موضوع مصوبات (what) ،}

_{ـ نام محل اجرای مصوبه (where) ،}

_{ـ نام فرد مسئول (who) ،}

_{ـ زمان دقیق اجرای مصوبات (when) ،}

_{ـ دلایل اجرای مصوبه (why) ،}

_{ـ چگونگی انجام مصوبه (how) .}

_{یادآوری: در برخی موارد و به دلایل مختلف امکان ثبت کامل نکات یاد شده برای مصوبات جلسه نیست لیکن ضروری است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زمانی اجرای مصوبه حتما در کنار مصوبه قید گردد.توصیه می‌گردد برای راحتی نوشتن و پیگیری‌های بعدی، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد.}

_{● گام پنجم: ثبت اطلاعات تکمیلی}

_{ثبت ساعت خاتمه، تکمیل اسامی و سمت حاضرین در جلسه، ثبت اسامی غایبین جلسه، درج شماره صفحه و شماره کل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضرین در صورت امکان و حصول اطمینان از تکمیل بودن صورت جلسه گام پایانی تدوین یک صورت جلسه خوب است.}

_{پس از حصول اطمینان از تکمیل تمامی قسمت‌های یک صورت جلسه مطابق الگوی پیشنهادی، به تعداد لازم از صورت جلسه تکثیر نموده و آنها را برای ذینفعان جلسه ارسال نمایید.}

_{یادآوری: توصیه می‌گردد صورت جلسه را به صورت الکترونیکی تدوین نموده و فایل آن را برای ذینفعان جلسه ایمیل نمایید}