منشور پروژه یا همان چارتر پروژه در واقع یکی از مهمترین اسناد پروژه می باشد که اصولا این مستند توسط مدیر پروژه تهیه می گردد و سپس توسط اسپانسر یا حامی پروژه مورد پذیرش قرار می گیرد و آن را به سازمان ابلاغ می نماید. استاندارد PMBOK، منشور پروژه را به عنوان «سندی» تعریف می‌كند كه توسط حامی (Sponsor) پروژه تهیه شده و به طور رسمی موجودیت پروژه را تصویب و به سازمان ابلاغ می کند. همچنین حامی پروژه اختیار به كارگیری منابع سازمانی را در جهت انجام فعالیت های پروژه، به مدیر پروژه واگذار می‌كند. واژه كلیدی در این تعریف، «اختیار» است. منشور، به پروژه موجودیت و اعتبار می بخشد و به مدير پروژه اجازه مي‌دهد كه از زمان صدور منشور پروژه، منابع سازمان را برای پروژه در اختيار گرفته و «پول» خرج كند.

منشور پروژه باید «مختصر» و «مفید» بوده و در عین حال «کامل» تهیه گردد. این سند باید در دسترس کلیه ذینفعان کلیدی قرار گیرد، تا یک دیدگاه کلی نسبت به اطلاعات کلی و اهداف و چشم انداز پروژه دریافت کند.

 این مستند در واقع بطور رسمی آغاز پروژه را مشخص می نماید و همچنین مدیر پروژه را معرفی و حوزه اختیارات آن را مشخص می نماید.بر اساس اختیاراتی که این مستند برای مدیر پروژه مشخص شده است ،می تواند از منابع سازمانی استفاده نماید. این مستند شامل نیازهای کسب و کار، فرضیات، محدودیتها، نیازمندیهای کلان ذی نفعان و خروجی حاصل از این پروژه (محصول، سرویس و نتیجه)، معیارهای پذیریش محصول، توجیه اقتصادی پروژه، شرح کلان پروژه، ریسکهای کلان پروژه، مایلستونهای اصلی پروژه، بودجه پروژه، لیست ذی نفعان پروژه، الزامات پذیرش پروژه، مدیر پروژه و مسئولیتها و اختیارات آن و در نهایت نام و اختیارات اسپانسر  می باشد.در ذیل قالب استاندارد منشور پروژه به همراه نمونه  تکمیل شده آن، قابل رویت می باشد.

 حتوای منشور پروژه چیست؟

مطابق با استاندارد PMBOK 5 منشور پروژه حاوی سرفصل های زیر می باشد:

دلیل یا توجیه انجام پروژه : در این بخش باید مشخص گردد که دلیل انجام پروژه چیست؟ این دلیل می تواند مواردی مانند نیاز بازار، درخواست یک مشتری و یا یک الزام قانونی باشد.

اهداف قابل اندازه گیری پروژه و معیارهای سنجش موفقیت این اهداف : در این بخش اهداف قابل اندازه گیری که برای مدیر پروژه در ابتدای کار تعریف شده و مدیر پروژه موظف به رسیدن به این اهداف است ذکر می گردد. نکته مهم در این بخش این است که هدف باید قابل اندازه گیری باشد یا به عبارت دیگر هدفی که قابل اندازه گیری نباشد، هدف نیست. به عنوان مثال اگر یکی از اهداف پروژه کسب سود باشد، پس باید واژه کسب سود به میزان 20% ذکر گردد.

الزامات کلان پروژه : شرایط (باید ها و نبایدها) که می بایست در راستای رضایت بخشی هدف پروژه و کارفرما تأمین گردد.

مفروضات و محدودیت های کلان پروژه : در این قسمت مفروضات و محدودیت های کلان پروژه ذکر می گردد.

شرح کلی پروژه : این قسمت شامل یک شرح کلان و خلاصه از پروژه است که شامل اطلاعات کلی، تحویل شدنی های کلان پروژه، توصیف کلی پروژه، محل اجرا و ارکان کلیدی پروژه (کارفرما، پیمانکار مشاور، عامل چهارم) می باشد.

ریسک های کلان پروژه : این بخش شامل ریسک های کلانی است که بر کل پروژه تأثیر می گذارند.

زمانبندی کلان پروژه و مایل استون های کلیدی : این بخش شامل زمانبندی کلی پروژه و همچنین وقایع کلیدی و مهم در پروژه، مانند تکمیل تحویل شدنی های کلیدی، شروع و یا تکمیل فازی از پروژه، تحویل زمین، ابلاغ قرارداد و ... می باشد.

بودجه کلی و کلان پروژه : این بخش شامل برآوردی کلان از کل بودجه پروژه می باشد.

ذینفعان اصلی و کلیدی پروژه : در این قسمت ذینفعان کلیدی پروژه مانند کارفرما، حامی، تأمین کننده مالی و ...... ذکر می گردد.

الزامات تصویب و تأیید پروژه : در این قسمت باید مشخص گردد اهدافی که برای پروژه تعیین شده است را در طول و انتهای پروژه چه شخص یا اشخاصی تأیید می کنند و یا تحویل می گیرند.

معرفی مدیر پروژه، مسئولیت ها و اختیارات : در این قسمت مدیر پروژه همراه با مسئولیت های کلان وی معرفی می گردد. نکته مهم در این بخش تعیین میزان اختیارات مدیر پروژه متناسب با مسئولیت هایش می باشد.

نام و امضای حامی یا سایر کسانی که منشور پروژه را تأیید می کنند : اشخاص کلیدی و صاحب نفوذی که می بایست این مدرک را امضاء نمایند، مانند حامی پروژه، مدیر پروژه و ...

 

توضیحات بیشتر:

 

1- شرح و عنوان پروژه (Project Title and Description)

 در این بخش، مشخص می گردد پروژه چیست؟ . بیش از چهار ماه پیش دپارتمان تضمین کیفیت، متوجه شد که خیلی از مشتریانمان برای سفارش یک قطعه، بیش از 4 برابر بیشتر از روش سفارش آنالین وقت صرف می کنند.لذا هدف اصلی این پروژه سرمایگذاری برای رفع مشکل و پبدا نمودن راهکار می باشد.دپارتمان کنترل کیفیت جزییات دقیقتری از مشکلات دارد که می تواند به سریعترانجام شدن پروژه کمک کند.

2- سطح اختیارات و مدیر پروژه انتخاب شده (Project Manager Assigned and Authority Level)

 در این بخش، مشخص می گردد مدیری پروژه کیست و چگونهمی تواند پروژه را رهبری نماید و همچنین چگونه می تواند تصمیم گیری، مدیریت و پذیرش تغییرات برروی بودجه، زمانبندی، منابع انسانی و غیره بر عهده داشته باشد. علی فروزش، مدیر پروژه این پروژه است و دارای اختیار برای انتخاب تیم پروژه، تعیین بودجه نهایی پروژه می باشد.

 

3- مورد کسب و کار (Business Case)

 در این بخش، مشخص می گردد چرا پروژه می بایست انجام شود؟بر اساس کدام بودجه و یا اصلی می تواند انجام این پروژه را توجیه کرد؟شرح هدف و توجیه پروژه نوشته می شود.این پروژه با اهدف جلوگیری از شکست وفاداری مشتریان انجام می پذیرد.با انجام این پروژه، ما انتظار بهبود رضایتمندی مشتری و بالا بردن سرمایه شرکت به میزان 200000دلار در سال اول و کاهش خدمات فیزیکی مانند تماس مشتریان را خواهیم داشت.به عنوان یک مزیت جانبی، ما امیدوارم که با رفع مشکلات بیان شده، کمک به بهبود رضایت مندی مشتری نماییم.

 

4-منابع اولیه پروژه (Resources Preassigned)

 در این بخش، مشخص می گردد که چه میزان منابع برای انجام پروژه نیاز داریم.آرین و شروین به دلیل تخصصشان در حوزه فناوری اطلاعات قبلا به پروژه ملحق شده اند.سایر منابع توسط مدیر پروژه مشخص می گردد.

 

5- ذی نفعان (Stakeholders)

 در این بخش، مشخص می گردد که چه کسانی بر روی پروژه و یا از طرف پروژه تاثیر منفی و مثبت میگذارند و یا می گیرند.دی نفعان شامل امید نماینده دپارتمان کنترل کیفیت، زهره نماینده خدمات مشتری، علیرضا نماینده بخش مارکتینگ می باشند.این افراد برای کمک به پروژه در صورت نیاز مدیر پروژه، در دسترس هستند.

 

6- نیازمندیهای شناخته شده ذی نفعان (Stakeholder Requirements as Known)

 در این بخش، نیازمندیهای و قابلیتهای مرتبط با حیطه( اسکوپ ) محصول و پروژه مشخص می گردد.در اغلب مستندات منشور پروژه، نسخه فنی وجود دارد که به پیوست آورده می شود.این مستند جزییات مشخصات سیستم مورد نیاز و نیازمندیهای و قابلیتهای آن را نشان می دهد.پروژه می بایست از داده های موجود در دپارتمان کنترل کیفیت استفاده نماید.

 

7- شرح محصول/نحویل دادنی ها (Product Description/Deliverables)

 در این بخش، مشخص می گردد که خروجی های مورد انتظار پروژه چیست و ما در انتهای پروژه شاهد چه چیزی خواهیم بود.

 1.درک گزارش که نشان میدهد چه تعییراتی می تواند انجام شود،چه مقدار آن تعییرات هزینه دارد و کاهش مورد انتظار زمان در این گزارش باید از کلیمات کمتر استفاده شود و بیشتر بصورت گرافیکی باشدو همچنین باید بصورتی باشد که دینفهان خود بتوانند این گزارش را بصورت الکترونیکی تهیه نمایند.

 2.لیست تعاملات مورد نیاز با مشتریان برای تکمیل تغییرات

 3.ساختار شکست پروژه، طی 2 هفته، و خروجی های که درون آن هستند و لیست ریسکهای آن

 

8-فرضیات (Assumptions)

 در این بخش،مواردی که اعتقاد داریم بصورت پیش فرض صحیح می باشند اما برای اثبات آنها مدرک و سندی نداریم،مشخص می گردد.

 1-برای این پروژه سخت افزاری جدید مورد نیاز نیست

 2-شبکه اینترنت و اینترانت شرکت، توانایی پشتیبانی از این سیستم را دارد.

 3-متخصصات و برنامه نویسان موجود، توانایی حل مشکلات مطرح شده را دارند و می توانند به اهداف مد نظر برسند.

 4- منابع داخلی ، زمان لازم برای انجام پروژه را دارند.

 9- محدودیتها (Constraints)

 

در این بخش، فاکتور هایی که باعث محدود شدن توانایی ما برای تحویل پروژه می شود را مشخص می گردد.

 1-WBS می بایست در طول 2 هفته تکمیل و نهایی شود.

 2-ریسک رجیستر می باشد در طول 3 هفته تکمیل و نهایی شود.

 3-می بایست تنها از نیروی داخل سازمان برای تکمیل پروژه استفاده نماییم.

 

10- سنجش اهداف پروژه (Measurable Project Objectives)

 در این بخش، مشخص می گردد که چگونه پروژه با اهداف سازمانی گره خورده است.چگونه اهداف پروژه، اهداف سازمان را پوشش می دهند.هدف از انجام این پروژه بهبود رضایت مندی مشتری برای سفارشات آنلاین به میزان به میزان 95 درصد و کاهش زمان ثبت سفارش توسط مشتری به میزان 25 درصد می باشد.حیطه و رضایت مندی مشتری، 2 اولیت اصلی این پروژه می باشند که ارتباط نزدیکی با زمان و هزینه دارند.

 

11-الزامات پذیرش محصول (Project Approval Requirements)

 در این بخش، مشخص می گردد که چه آیتم هایی برای پذیرش پروژه مورد نیاز است و چه کسی آن را تایید و امضا خواهد کرد و معیار موفقیت آن چیست؟.پذیرش این پروژه شامل :

 1-حامیان پروژه، قبل از هر فعالیت آتی برنامه ریزی، می بایست WBS  را تایید نمایند.

 2-حامیان پروژه، قبل از هر فعالیت آتی برنامه ریزی، می بایست Risk Register را تایید نمایند.

 3-پروژه نهایی می بایست توسط حامیان پروژه تایید شود.

 12-ریسکهای کلان پروژه (High-Level Project Risks)

 در این بخش، فرصتها و تهدیدهای بلقوه مشخص می گردد.

 1- با توجه به آنالیزهای صورت گرفته از رضایتمندی مشتریان، این پروژه ممکن است باعث  بهبود سطح رضایتمندی مشتریان شود که نتیجه آن حفظ مشتری خواهد بود.

 2-به دلیل آنکه ما در این حوزه تحصص اندکی داریم، پیدا سازی این راهکارها می تواند باعث ایجاد ناامیدی و تاخیر در مشتریان شودکه نتیجه آن از دست دادن کسب و کار می شود.

 3-به دلیل مشکل بودن ارزیابی این سیستم، تغییر در قابلیتها و نیازمندیهای سیستم می تواند تاثیر بر روی سایر عملیات کسب و کار شود.

 13-لیست حامیان پروژه (Project Sponsors Authorizing)

  در این بخش، مشخص می گردد که چه کسانی حامیان پروژه هستند و می بایست سند منشور پروژه را امضا و سپس ابلاغ نمایند.