مديريت دانش فرايندي است كه به سازمانها در شناسايي، گزينش، سازماندهي، انتشار (توزيع) و انتقال اطلاعات و تخصص هاي مهم كه بخشي از حافظه سازماني هستند و غالبا به صورت ساختار نيافته در سازمان وجود دارند كمك مي نمايد. ساختار دهي به دانش موجب بهبود موثر و كاراي حل مساله، يادگيري پويا، برنامه ريزي استراتژيك و تصميم گيري اثر بخش مي شود. مديريت دانش بر شناسايي دانش، شرح و ساخت دهي و افزايش ارزش آن از طريق استفاده مجدد، تمركز مي كند.

پيشرفت هایی که در پردازش داده ها و تكنولوژي هاي شبكه به وجود آمده ، دسترسي به داده ها و اطلاعات را از طريق اينترنت در هر زمان و هر مكان در جهان افزايش داده است. افزايش تقاضاهاي بازار براي كاهش زمان ورود محصول به بازار[1]، انعطاف پذيري بيشتر و كيفيت بالاتر در پايين ترين هزينه همگي نقش مهمي را در ايجاد مباحث جديد در مورد مديريت دانش داشته اند.امروزه رقابت پذيري شركتها به ميزان كمتري بر عوامل سنتي (سرمايه، زمين، نيروي كار) استوار است و دانش جايگزين اين عوامل قديمي  شده است. بنابراين دانش نه فقط يك منبع مزيت رقابتي خواهد شد بلكه در واقع تنها منبع آن مي گردد. بسياري از شركتهاي بزرگ در آمريكا و اروپا، مسندهاي سازماني را با نامهايي مانند، مدير عالي دانش[2]، مدير يادگيري سازمان، و در موارد اندكي، معاون سرمايه فكري [3] ايجاد كردند.

در مديريت دانش، استفاده از امكانات فناوري اطلاعات، روشها و برنامه هاي كاربردي جديد (مانند گروه افزار، پايگاه داده هاي برخط[4] ، اينترانت و غيره...) را تسهيل مي كند. اينها به شركتها اين امكان را مي دهد كه كالاها و خدمات خود را با كيفيت بهتري ارائه كنند و بنابراين به مزيت رقابتي و منفعت دست يابند.

هنگامي كه منابع دانش يك سازمان مورد بهره برداري قرار مي گيرد، سازمان شاهد ارتقا و افزايش پويا یی و ارزش موجود در كسب و كار مي شود.

مديريت دانش موجب ايجاد مزيت رقابتي در سه بعد مي شود كه عبارتند از:

-          كاهش هزينه هاي عملياتي

مديريت دانش هزينه هاي عملياتي يك سازمان را كاهش مي دهد و موجب ايجاد ارزش افزوده براي مشتريان از طريق افزايش عمده در كيفيت محصول مي گردد.

-         كاهش زمان آماده سازي محصول[5] ( تكميل پروژه )و ارائه خدمات

كاهش زمان صرف شده براي ورود محصول به بازار( ويا تكميل پروژه ) از طريق تحليل موقعيت هاي كنوني و به كارگيري دانش پيشين در حل مساله براي موقعيت هاي فعلي

-         ايجاد تمايز در محصول (پروژه )

مديريت دانش مي تواند به عنوان عنصر مركزي در نوآوري و بهبود محصول و فرآيند تصميم گيري مديران و تطبيق پذيري و تجديد حيات سازماني در نظر گرفته شود.    

دانش به عنوان صورتي از سرمايه مي بايستي قابل انتقال بين افراد در سازمان باشد و بايد توانايي رشد داشته باشد. دانش مي تواند در چگونگي حل مساله ياري رسان مهمي باشد و در نتيجه مديريت دانش مي تواند يادگيري سازماني ارتقاء و بهبود بخشد كه خود منجربه ايجاد دانش بيشتر مي گردد

با افزایش میزان اطلاعاتی که افراد در سازمانها دريافت مي کنند، راههاي جديد مديريت اطلاعات، مورد نياز واقع مي شوند. افراد نياز دارند تا بطور اثربخش، مجموعه بزرگي از اطلاعات و دانش مربوط به اين مجموعه اطلاعات را مديريت کنند و هم اين مجموعه اطلاعات و دانش را با ديگران در يک محيط مبتني بر همکاري، به اشتراک بگذارند .

اكثر فرايند هاي مديريت دانش يكي از اهداف سه گانه زير را دارند:

1-     نمايان ساختن دانش و نشان دادن نقش آن در سازمان، به طور عمده از طريق نقشه ها، دفترچه هاي راهنما.

2-  به منظور ايجاد يك فرهنگ دانش مدار از طريق تشويق و ایجاد رفتارهايي مانند به اشتراك گذاري دانش و جستجوي فعال دانش.

3-   به منظور ايجاد يك زير ساخت دانش- نه فقط يك سيستم فني بلكه مجموعه اي از ارتباطات بين افرادي كه به منظور همكاري و تعامل ترغيب شده و زمان، مكان و ابزار لازم در اختيار آنها قرار داده شده است.

          بطور خلاصه، اهداف مديرت دانش را مي توان بصورت زير بيان کرد:

- ايجاد شرايطي که افراد بتوانند با تمرکز روي دانشي با کيفيت بالا کار کنند.

- ايجاد نگرشها و رفتارهاي کاري افراد، بگونه اي که سطح جديدي از همکاري يعني به اشتراک گذاري ايده ها، اطلاعات، دانش، و خود کار را در پشتيباني از نياز آن کسب و کار، بوجود آورد.

- مديريت دانش در مورد تغيير پارادايم ارزشي کارکنان از "اطلاعات من، قدرت است" به "به اشتراک گذاري، قدرت است" مي باشد.

- مديريت دانش در مورد تغيير فرهنگي در مقياس بزرگ، سيستمهاي انگيزشي و معيارهاي عملکرد جديد، و يادگيري و آموزش مي باشد.

- همچنين هدف مديريت دانش مي تواند صرفه جويي در هزينه، افزايش ظرفيت سازماني، خدمت بهتر به مشتري، و کاهش زمان چرخه باشد.

- مرتب کردن، هماهنگ کردن و سازماندهي محيطي که در آن، افراد براي بکارگيري، ايجاد، به اشتراک گذاري، ترکيب و يکي کردن دانش، دعوت مي شوند. اين کارکرد دانش نيز منجر به نوآوري در سازمان مي شود. بدين ترتيب، مديرت دانش به کسب و کارها اجازه مي دهد تا فرصتهاي مهمي را که مي تواند منجر به نوآوريهايي در محصولات، خدمات، فرايندها و کانالهاي توزيع مي شود را درک کنند.

- مديريت دانش همچنين از طريق فراهم کردن دانش بعنوان پايه نوآوري و ايجاد قابليتهاي جديد سازماني مي تواند ياري رسان باشد.

 

مراحل انجام پروژه    

 

مرحله اول : آماده سازی سازمان

1-1-    برگزاری سمینار معرفی نقشه راه نظام های مدیریت دانش

1-2-    برگزاری کارگاههای تخصصی در واحدهای مختلف سازمانی بمنظور درک بهتر مدیران و کارشناسان آن واحدها نسبت به اثربخشی بکارگیری مدیریت دانش در آن واحدها

1-3-   طراحی دیکشنری مدیریت دانش برای سازمان بمنظور آشنایی بیشتر با اصطلاحات تخصصی

1-4-   راه اندازی مجله دانش در سازمان

1-5-    بررسی نظام مدیریت مستندات بعنوان پایه و ستون استقرار مدیریت دانش و ارائه راهکارهای بهبود

 

مرحله دوم : شناسايي نيازمنديهاي مرتبط با فرايند ايجاد دانش (نقشه دانش)

2-1-   شناسايي نقشهاي دانشي و مهارت های مرتبط با آنها

2-2-   شناسايي فعاليتهاي مرتبط با نقشهاي دانشي

2-3-   دسته بندي فعاليتهاي دانشي (شدت دانش)

2-4-   تعيين و شناسايي انواع دانش مرتبط با هر مهارت

 

مرحله سوم : شناسايي نيازمنديهاي مرتبط با فرايند ثبت دانش

3-1-  تجربه ها و درس هاي آموخته شده براي هر نقش و فعاليت (فرايند، مرحله، پروژه)    

3-2- روشها، ابزارها و تكنيكهاي انجام كار براي هر نقش و فعاليت

3-3- خطاها و دوباره كاري ها براي هر فعاليت

3-4- پيشنهادها، انتقادات و نظرات براي هر نقش و فعاليت

3-5- مستندات مرتبط با هر فعاليت

3-6- اطلاعات مالي، زماني، منابع انساني براي هر فعاليت

 

مرحله چهارم : شناسايي نيازمنديهاي مرتبط با فرايند انتقال دانش

4-1-  نيازمندي به انتقال و اشتراك دانش  

4-2- تعيين ابزار و روش انتقال دانش

 

مرحله پنجم : شناسايي نيازمنديهاي مرتبط با فرايند بكارگيري دانش(تحليل هاي دانشي)

5-1- شناسایی راهكارهاي مناسب براي فعاليتهاي جديد

5-2- برآوردهاي مديريتي (زماني، منابع انساني و...) براي فعاليتهاي جديد

5-3- مديريت ريسك

5-4- تعيين ارزش دانشي افراد

5-5- برنامه ريزي منابع انساني و آموزش

 

مرحله ششم : شناسايي نيازمنديهاي مرتبط با ارزيابي عملكرد كاركنان در مديريت دانش

6-1- نيازمنديهاي طراحي سيستم ارزيابي عملكرد

6-2- نيازمنديهاي اجراي ارزيابي عملكرد

6-3- نيازمنديهاي بهبود عملكرد

 

مرحله هفتم : شناسايي نيازمنديهاي مرتبط با فرايند آموزش بر اساس مديريت دانش

7-1- شناسايي نيازمنديهاي سازمان شامل :

7-1-1- شناسايي مهارت هاي موجود به ازاي هر نقش 

7-1-2- جمع آوري نظرات و پيشنهادها كاركنان

7-1-3- بررسي اهداف و برنامه هاي توسعه اي سازمان

7-1-4- شناسايي مهارت هاي مورد نياز به ازاي هر نقش

7-2- شناسايي الزامات برنامه ريزي آموزشي شامل :

7-2-1- سنجش و اندازه گيري آموزش

7-2-2- شناسايي منابع مورد نياز{اعم از منابع انساني، تجهيزات ....}

7-2-3- تهيه برنامه زمانبندي

7-2-4- تدوين برنامه عملياتي {تخصيص منابع به دوره ها و .....}

7-2-5- هماهنگي وارتباط با مجتمع ها و مراكز مؤسسات براي اعزام كاركنان به دوره هاي آموزشي مورد نياز

7-2-6- تعيين بودجه آموزشي

7-2-7- شناسايي شاخصهاي كليدي عملكردي و معيار هاي اثر بخشي و كارايي دوره هاي آموزش (KPI)

7-2-8- شناسايي و تعيين روشهاي تقويت، پاداش، قدرداني (روشهاي ايجاد انگيزش)

 

مرحله هشتم : تدوين طرح پيشنهادي براي پياده سازي سيستم مديريت دانش

8-1- طراحي مفهومي سيستم مديريت دانش شامل زير سيستمهاي زير :

8-1-1- سيستم پايگاه دانش

8-1-2- سيستم ارزيابي عملكرد

8-1-3- سيستم آموزش

8-2- شناسايي و تعيين الزامات فني پياده سازي سيستم مديريت دانش

8-3- تعيين مراحل پياده سازي سيستم مديريت دانش

8-4- شناسايي نيازمنديهاي آموزشي پياده سازي سيستم مديريت دانش

8-5- زمانبندي و برآورد هزينه اي پياده سازي سيستم مديريت دانش