زمانی که یک طرح و یا یک ایده به پروژه تبدیل می شود برای ذینفعان کلیدی خود اهدافی را به دنبال دارد که رسیدن به این اهداف کلید موفقیت پروژه از منظر ذینفعان پروژه می باشد. این اهداف در قالب سه محور اصلی زمان ، هزنیه و کیفیت در جریان است. تیم پروژه در حوزه های طراحی ، اجرا ، تامین و نظارت  با تمامی فرایندهای مرتبط آن تلاش می کنند تا اهداف تعریف شده به بهترین نحوه در طول اجرای پروژه محقق شود.

در این مسیر یعنی از زمان تولد تا زمان اتمام وتحویل پروژه به عنوان یک محصول می باید اقدامات تعریف شده ای را مطابق با استاندارد های موجود در دستور کار قرار داد در غیر این صورت رسیدن به اهداف و شاخص های تعریف شده پروژه ممکن است با مغایرتهای مواجه شود  یا حتی منجرب به شکست پروژه و یا عدم موفقیت آن شود.

با یک مطالعه می توان دید در اطراف ما پروژه های شکست  خورده و یا غیر موفق در سطوح مختلف اتفاق می افتد . پروژه های  که با صرف هزینه های زیاد ، و بدلیل ضعف مدیریت و  برنامه ریزی و مغایرت با اهداف تعریف شده شکست خورده و ناموفق اند . هتل های بی مسافر ، پروژه های ساختمانی بدون سکنه و ....  عملا پروژه های شکست خورده می باشد.

پروژه ای که متوقف میشود ..

پروژه های که زمان اجرای آن خیلی طولانی می شود و محصول پروژه را غیر اقتصادی می نماید.

پروژه ای که مشتری ندارد...

پروژه که قیمت تمام شده آن بیشتر از فروش آن میشود

و...

همه این موارد  یعنی عدم رسیدن به اهداف اصلی تعریف شده پروژه....

یکی از ابزارهای مهم جهت موفقیت در پروژه تهیه برنامه زمانبندی پروژه می باشد .

برنامه زمانبندی پروژه ابزاری است جهت مشخص شدن مسئولیت های اجرایی ، بودجه مورد نیاز در طول اجرای پروژه و همچنین مشخص نمودن اتفاقات مهمی که به عنوان یک رویداد(Milestones ) مهم قرار است در پروژه اتفاق افتد.

با استفاده از برنامه زمانبندی پروژه می توان تاثیرات تغییرات احتمالی بر پروژه را پیش بینی نمود و حتی تصمیم بر انجام شدن و یا نشدن آن گرفت.

همچنین موفقیت یک پروژه به وجود برنامه زمانبندی که مطابق با توانممندیها  تهیه شود بستگی دارد. برنامه ای که به خوبی نشان دهد هر فعالیتی چقدر به سایر فعالیت های پروژه بستگی دارد، در چه زمانی و با چه هزینه ای و توسط کدام منابع مورد نیاز می باید انجام می شود ..

برنامه زمانبندی در حقیقت نقشه راه اجرای پروژه از شروع تا پایان و یا همان تحویل محصول پروژ ه است که به روشنی مسیر اجرای پروژه را برای تیم پروژه مشخص میکند..

برنامه زمانبندی  یکی از ابزارهای مهم در برآورد بودجه پروژه می باشد  و در حقیقت خط مبنایی (Baseline) برای برآورد بودجه پروژه مطابق با زمان پروژه می باشد..

مدیر پروژه با استفاده از این نقشه راه در طول اجرای پروژه بر نحوه انجام فعالیت ها و در مواقعی تاثیر عوامل مختلف را بر عملکرد پروژه مورد بررسی قرارداده و اقدامات اصلاحی مورد نیاز را در ادامه کار در دستور کار قرار می دهد.

باید به این نکته توجه کرد که برنامه ریزی جزو لاینفک هدف گذاری در پروژه ها می باشد .

در پروژه های ساختمانی با توجه به تعدد زیاد فعالیت ها می باید حتما تهیه برنامه زمانبندی پروژه را در مسیر فرآیندهای پروژه قرارداد تا بتوانیم در عرصه رقابت ،محصولی با کیفیت ، در زمان و هزینه مناسب تحویل مشتری نهایی نمود.

فواید تهیه برنامه زمانبندی در یک پروژه:

·         همسو نمودن سازمان پروژه : با مشخص کردن اهداف پروژه و پیاده سازی آن در برنامه زمانبندی می توان مسیر حرکت پروژه را به بهترین شکل مدیریت و برنامه ریزی  نمود .

·         مدیریت منابع موجود در پروژه : مسلما منابع موجود در یک پروژه محدود می باشد . با استفاده  از برنامه زمانبندی درست می توان این منابع را مدیریت نمود تا کمترین اتلاف منابع را در پروژه را شاهد باشیم .مسلما هدر رفت منابع و یا عملکرد نادرست آن باعث افزایش هزینه ها و بالا رفتن قیمت تمام شده پروژه می گردد و این به خودی خود باعث مغایرت و یا دور شدن از اهداف کلیدی پروژه می باشد .این منابع شامل ، ماشین الات ، مصالح ، نیروی کار و هزینه ها می باشد.

·         مشخص شدن مسئولیتها : با مشخص شدن لیست فعالیتها می توان مسئولیت اجرا، تامین ، طراحی و کنترل و نظارت آ نرا مشخص نمود و مدیر پروژه به عنوان هد تیم پروژه عملکرد این وظایف را در طول اجرای پروژه مدیریت می نماید.

·         کنترل  پیشرفت و عملکرد پروژه : تهیه برنامه زمانبندی پروژه همچنین یک ابزار جهت خود ارزیابی عملکرد پروژه می باشد  .در طول مدت اجرای پروژه می توان وضعیت عملکردی نیرو انسانی ، ماشین الات ، بودجه و ...و همچنین ضعف های اجرایی در پروژه را رصد و مدیریت نمود . و اینکه  سهم کدام عوامل بیشترین تاثیر را در شاخص های هزینه ها ، زمان و کیفیت پروژه دارد تا بتوان در صورت نیاز، برای افزایش بازدهی و کاهش مشکلات، اصلاحاتی را در برنامه اجرایی پروژه ایجاد نماییم .

برنامه زمانبندی در پروژه های عمرانی

برنامه زمانبندی یکی از اسناد مهم  پروژه محسوب می‌شود و در زمان اختلافات و دعاوی پیش آمده در طول  پروژه نیز می تواند به عنوان یکی از مهمترین اسناد حقوقی به آن استناد نمود البته به شرط آنکه در ابتدای توافقات قراردادی  در قالب برنامه خط مبنا Baseline مورد تایید ذینفعان کلیدی پروژه قرار گیرد.

تهیه برنامه زمانبندی در فاز برنامه ریزی پروژه در دو فاز صورت می گیرد.

 برنامه زمانبندی کلی / کلان:

برنامه ای که در آن فعالیت های اصلی موضوع قرارداد یا به عبارتی سطح 1 پروژه با در نظر گرفتن شرایط قراردادی،  مدت زمان و همچنین تاریخ شروع و پایان هر فعالیت  به همراه اوزان مصوب شده تهیه میشود.این برنامه ساختار برنامه تفصیلی را مشخص می کند.

برنامه زمانبندی تفصیلی (Baseline Plan) :

برنامه زمانبندی تفصیلی که در آن  فعالیت ها تا چندین سطح ریز شده و اوزان و هزینه مربوط به هر  فعالیت مشخص می باشد.مبنای برنامه ریزی اجرای فعالیت ها و تهیه گزارشات عملکردی پروژه و همچنین سند دعاوی پروژه برنامه  زمانبنید تفصیلی می باشد.

جمع بندی و نتیجه گیری در خصوص نیاز برنامه زمانبندی در پروژه:

·         یک زبان مشترک بین کلیه ارکان کلیدی  پروژه (شامل کارفرما، مشاور، پیمانکار و …) می باشد.

·         یکی از معتبرترین اسناد در زمینه لایحه تاخیرات و دعاوی پروژه می باشد.

·         ابزاری کاربردی جهت برآورد هزینه  های پروژه می باشد.

·         ابزاری کاربردی در مدیریت منابع  نیروی انسانی و ماشین آلات و مصالح ، و بودجه پروژه می باشد.

·         برنامه زمانبندی یک زبان مشترک بین مراحل اصلی پروژه شامل مهندسی، خرید، اجرا و راه اندازی می باشد.

                                           ابزاری جهت رصد و کنترل وضعیت پیشرفت  پروژه در طول عمر  پروژه می باشد.