زمانی که حرف از مدیریت پروژه به میان می آید در ذهن ها تجسم به حضور یک شخص در پروژه می باشد این در حالی است که مدیریت پروژه متشکل از یک تیم متخصص می باشد که راهبری آن توسط مدیر پروژه است . بسیار مهم است که به این موضوع نگاه فرآیندی داشت  زیرا برای انجام کار گروهی می باید تمامی  حوزه های کاری ، شرح وظایف ها و رویه های انجام کارها مشخص باشد تا پروژه به محصول نهایی خود برسد . استانداردها موجود مانند pmbok  در حقیقت بدنبال همین موضوع هستن که بتوانند فرآیندهای کاری در تیم پروژه را استاندارد و بهینه نمایند .

 

فرآیندی اجرایی شامل  فرآیند هایی است که برای تکمیل کار های برنامه ریزی شده و به منظور رسیدن به شاخص ها و محصول نهایی  پروژه تعریف می شوند. هدف این گروه فرآیندی، هماهنگ نمودن افراد و منابع، مدیریت انتظارات ذی نفعان و همچنین یکپارچه سازی و انجام فعالیت های پروژه در راستای برنامه مدیریت پروژه است.

در مطلب فوق می خواهیم به ساختار سازمانی مدیریت اجرایی پروژه نگاهی داشته باشیم تا یتوانیم حضور هر کدام از بخش های این زیر مجموعه را  در فرآیند مدیریت پروژه بهتر بشناسیم.

در ابتدا لازم است ماموریت مدیریت پروژه را به این شکل تعریف نماییم :

اﻧﺠﺎم ﺧﺪﻣﺎت برنامه ریزی پروژه مطابق با اهداف سازمانی  وطراحی تعین شده ، ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ و ارائه مجوز های لازم جهت شروع و نحوه اجرای موضوع کاری پیمانکاران و تامین کنندگان پروژه و نظارت بر عملکرد آنها مطابق با استانداردهای کیفی ملی و بین اللملی و مستند سازی پروژه در طول چرخه عمر پروژه می باشد.

 

 

 

 

در ادامه می باید  تعاريف کلیدی اولیه ساختاری پروژه را بشناسیم 

مدیر پروژه :شخصی که مسئوليت راهبري و انجام اثربخش مراحل اجراي پروژه از آغاز تا مرحله اختتام را به عهده دارد.

 

ناظرين اجرايي : عوامل نظارتي كه از جانب مدیریت پروژه جهت اعمال كنترل هاي لازم در در حوزه های سازه ، تاسیسات و معماری در محل پروژه مستقر مي گردند.

نظارت عاليه : مجموعه فرآيندهاي نظارتي جهت حصول اطمينان از نظارتهاي انجام شده در مراحل عملياتي مي باشد.

پیمانکار : شخص حقیقی یا حقوقی است که جهت اجرای عملیات موضوع پیمان  (طراحی،ساخت ، نصب ، تامین ) با او قرارداد منعقد میشود.

 

شرح وظایف مدیر پروژه

 

-           بررسی و تایید برنامه زمانبندی تفصیلی پروژه همکاری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

-           بررسی و تایید پیش‌بینی هزینه‌های پروژه با همکاری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

-           تهیه منشور پروژه به منظور شفاف سازی و مشخص کردن عوامل مهم و حیاتی در اجرای پروژه

-           تائید کلیه اسناد فنی و اسناد مالی پروژه و تهیه حیطه اختیارات واحدهای مرتبط

-           تامین و سازماندهی نفرات لازم برای اجراء پروژه و شرح وظایف نفرات

-           پیگیری مکاتبات با کارفرما، صورت‌وضعیتهای ارسالی به کارفرما و  رسیدگی نهایی به  صورت‌وضعیتهای پیمانکاران

-           مشارکت در تنظیم قراردادهای مجریان و تامین کنندگان پروژه

-           پیگیری عملیات اجرایی، ساخت و خرید و ...  و تهیه گزارشات لازمه

-           بررسی و ابلاغ نقشه هاي اجرايي به پيمانكار

-           انجام تمهیدات لازم جهت بهینه ‌سازی قیمتها و روشهای اجرای پروژه جهت هرچه بهتر انجام شدن پروژه

-           رسیدگی به استخدام نیروهای اجرایی لازم برای پروژه

-           اخذ نقطه تظرات کارفرما در روند اجرای پروژه‌

-           نظارت بر تجهيز كارگاه پيمانكار و انجام هماهنگي هاي مربوطه و بررسی صلاحيت تیم اجرای و ستادی پیمانکار

-           تائید مدارک خریدها و سفارشات پروژه

-           تحویل قسمتهای اجراء شده پروژه و انتقال به مرحله بعدی تا پایان کار راه‌اندازی

-           بررسی و تایید گزارشات پیشرفت پروژه و ارسال رسمی به کارفرما

وظایف سرپرست اجرایی کارگاه

-           انجام وظایف اجرایی زیرنظر مدیر پروژه

 

-           مدیریت و نظارت عملیات پیمانکاران در رسته های سازه، معماری و تاسیسات

-           بررسی و رفع مشکلات فنی پروژه با همکاری دفتر فنی پروژه

-           پیگیری تامین مواد و متریال مورد نیاز کارگاه

-           دریافت گزارشات مالی ماهیانه از واحد مالی سایت درخصوص هزینه های سایت و پیش بینی بودجه مورد نیاز و ارائه به مدیر پروژه

-           کنترل بر چگونگی تامین و  انبارش و مصرف کالا در سایت

-           بررسی و تایید گزارشات روزانه ، هفتگی و ماهیانه تهیه شده توسط برنامه ریزی و کنترل پروژه

-           تهیه مقادیر و مدارک لازم جهت ارائه به مدیر پروژه برای تهیه صورت ‌وضعیت برای کارفرما

-           تهیه گزارشات کمی و کیفی و صورت‌جلسات و صورت ‌مجالس لازم

 

شرح وظایف دفتر فنی پروژه

 

با توجه به این که کلیه کارهای انجام شده در کارگاه در قالب پیمان و توافقات انجام شده بین کارفرما و دستگاه

نظارت صورت می پذیرد و ارائه و پردازش و جمع آوری مستندات کارهای انجام پذیرفته در پروژه جهت تنظیم اسناد وصول مطالبات بخش مهمی از مراحل اجرای یک پروژه می باشد لذا این وظیفه بر عهده دفتر فنی کارگاه می باشد که بخشی از وظایف آن عبارت خواهد بود از:

-           مطالعه اسناد فنی اعم از نقشه و فهرست مقادیر پیمان و استخراج کمبودها و موارد متناقض

-           استخراج فهرست مقادیر کارهای انجام شده

-           رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران جزء و کنترل مقادیر و حجم عملیات اجرایی انجام شده

-           تنظیم صورتجلسات کارهای انجام شده و تغییر یافته

-           پیگیری دستورکارها و اخذ تاییدیه های مربوطه

-           تهیه مستندات اعم از دستورکار و آنالیز بها و روش اجرای کارهای جدید ابلاغ شده خارج از پیمان

-           استخراج پیشرفت فیزیکی روزانه ، هفتگی و ماهانه

-           تهیه و تنظیم صورت وضعیت ها به صورت ماهانه

-           تهیه و تنظیم صورت وضعیت تعدیل

-           در صورت تحویل مقطعی قسمتهایی از پروژه تنظیم اسناد مربوطه جهت تحویل موقت بخشهای مربوطه

-           استخراج موارد مربوط به تناقضات حین اجرای کار و تاخیرات پرداختی کارفرما و عدم تطابق با بخشنامه ها و مستندات قانونی  جهت ارجاع به مدیریت پروژه

  

شرح فعالیتهای برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه

-           تهیه منشور پروژه

-           تهیه برنامه زمانبندی تفصیلی پروژه‌ با توجه به موارد قرارداد

-           تهیه برنامه‌های فرعی مربوط به طراحی، تدارکات پروژه با توجه به برنامه کلی پروژه

-           کنترل برنامه‌های زیرپروژه‌ با استفاده از گزارشات مسئولین برنامه‌ریزی واحدهای ذیربط

-           تعیین بودجه پروژه‌  و مقایسه با هزینه‌های انجام شده با همکاری تیم مدیریت پروژه

 

-           پیگیری  و کنترل گزارشات روزانه ، هفتگی و ماهانه پیماناکران مطابق فرمت اعلام شده

-           تهیه و ارائه گزارشات روزانه تجمیعی پیمانکاران، هفتگی ، ماهانه جهت ارسال به کارفرما

-           تهیه گزارشات پیشرفت فیزیکی و هزینه‌ای پروژه‌ جهت مدیریت پروژه و نظارت و کارفرما

-           تحلیل و بررسی وضعیت و مغایرتهای وضع موجود پیشرفت پروژه و ارائه راهکار اصلاحی

-           شناسایی ریسکهای اجرای پروژه با همکاری سازمان مدیریت پروژه و برنامه هاص اصلاحی خروجی از ریسک

-           ارائه برنامه کاری جبهه های کاری موجود و کنترل آن در راستای رسیدن به اهداف برنامه زمانبندی

-           برگزاری جلسات کنترل پروژه با حضور مدیریت پروژه و پیمانکاران

-           جمع آوری اطلاعات برای تهیه صورت وضعیتها جهت ارائه به  کارفرما با توجه به عملیات انجام شده

-           مستند سازی پروژه و دسترسی آن به تیم پروژه

-           ایجاد آرشیو مصور پروژه با تکنیک های در نظر گرفته شده

-           کنترل گردش فرآیندی اسناد و مکاتبات در تیم پروژه

   

HSE

-           مشاوره با مدير كارگاه و ارائه ي توصيه هاي لازم

نظارت بر رعايت كليهي مقررات ايمني

-           برنامه ريزي و تهيه ي چک ليست انواع بازرسيهاي ويژه، بازرسيهاي مستمر و بازرسيهاي دورهاي

-           يادآوري موضوع ايمني در تمام لحظات و براي همهي افراد

-           تشكيل جلسات براي اعضاي كميته ها در مورد مسائل ايمني

-           تشكيل جلسات آموزشي

-           تهيه گواهي معاينه ماشين آلات

-           تهيه و تنظيم صحيح گزارش هاي به هنگام از كيفيت ايمني كارگاه

-           تهيه  گزارش حوادث و ارائهي آنها به مراجع ذيصالح مرتبط با موضوع