کار اصلی در شکست پروژه ، تعیین بخشهای بزرگ پروژه و ریز کردن بخشها به اجزای کوچکتر است . براي پروژه‌هاي بسيار بزرگ و پيچيده، اولين سطر WBS فعاليت‌هاي بزرگي هستند که خود به ديد يک پروژه نگريسته مي‌شوند. بسته به بزرگي و کوچکي پروژه، تعداد سطوح WBS براي پروژه‌ها متفاوت است. قدم‌هايي که معمولاً در آن پروژه به اقلام ريزتر شکسته مي‌شوند عبارتنداز:

سطح اول: کل پروژه، Total Project

سطح دوم: زير پروژه‌ها، Subprojects

سطح سوم: فعاليت‌هاي عمده و اصلي، Major tasks

سطح چهارم: بسته‌هاي کاري، Subtasks or Work Packages

سطح پنجم: فعاليت‌ها،

داده‌های اولیه برای تهیه WBS

برای تهیه یک ساختار شکست کار کامل و بدون نقص، داده‌ها و مواد اولیه باید گردآوری شود. این داده‌ها که در زمینه‌های مختلف است به قرار زیر هستند:

- بودجه- نحوه و مقدار تامین مالی و جریان نقدینگی (Cash Flow) سالیانه را مشخص می‌کند.

- برآورد هزینه، میزان هزینه‌های پروژه را بر مبنای تامین خدمات فنی و مهندسی، تامین کالا و تجهیزات و هزینه‌های ساخت، اجرا و نصب و راه‌اندازی را تعیین می‌کند.

- بهره‌وری- نرخ بهره‌وری مورد انتظار برای عوامل درگیر در اجرای پروژه عامل مهمی در تدوین ساختار شکست کار است.

- زمان‌بندی- جدول و برنامه‌ زمان‌بندی و ترتیب انجام فعالیت‌های پروژه از ابتدای کار تا خاتمه پروژه عامل مهمی در تعیین روش کار است.

- منابع- برای اجرای پروژه از منابعی مانند سرمایه، ماشین‌آلات، ‌تجهیزات، نیروی انسانی و مواد مصرفی استفاده می‌شود که اطلاعات آنها برای تدوین ساختار شکست کار ضرورت دارد.

پس از آنکه کلیه داده‌های پیش گفته فراهم شد، آنگاه کارشناسانی که ساختار شکست کار را تنظیم می‌کنند، کلیه ردیف‌ها و رده‌های عملیاتی را تعریف و تدوین می‌کنند. این تعاریف علاوه بر آنکه کلیه عوامل را قادر می‌سازد که حول یک شالوده مشترک اقدام و حرکت کنند، موجب ارتباط سه جانبه هزینه، زمان‌بندی و بهره‌وری بر محور ثابت و در نهایت باعث اندازه‌گیری مناسب پیشرفت کار و کنترل پروژه می‌شود.

گردآوری مجموعه اینگونه اطلاعات بر مبنای مشترک، در مورد قابل قیاس بودن عملیات انجام شده با خطوط مبنای معین، اطمینان ایجاد می‌کند. اطلاعات حاصل از گروه‌های مختلف، علاوه بر آنکه در تهیه بودجه، زمان‌بندی و برآورد هزینه‌ها کاربرد دارد در تدوین خطوط مبنای برآورد هزینه و زمان‌بندی ساخت و اجرا موثر است.

بنابراین ساختار شکست کار از مرحله شروع تا انتهای پروژه در برنامه‌ریزی،‌اجرا و کنترل و اصلاح بکار می‌رود. ساختار شکست کار ابزاری است برای کلیه کاربران پروژه تا بر تامین خدمات و تجهیزات، اجرا و اتمام موفقیت‌آمیز پروژه نظارت و کنترل داشته باشند.

 

ساختار شکست فعاليت (WBS)

يک WBS، تقسيم بندي با ساختار درختي يک پروژه به عناصر ترکيبي آن است. يک پروژه بصورت سلسله مراتبي به بخشهاي سخت افزاري، نرم افزاري و ديگر وظايف کاري مورد نياز براي تکميل پروژه شکسته مي شود

WBS، فقط روند رسیدن به هدف پروژه را تعريف نمي کند، بلکه وظايف ضروري کار براي رسیدن به هدف پروژه تعيين شده را نيز مشخص مي نمايد. WBS ابزاري براي سازماندهي اجزاي پروژه و وظايف کار به يک ساختار قابل شناسايي است که بوسيله آن مي توان وظايف جزء را برنامه ريزي، زمانبندي و پيگيري کرد.

WBS با يک عنصر واحد در رأس ساختار درختي شروع مي شود که آن، عنصر نماينده کل فعاليتهاي پروژه است. اين به سطح يک WBS نسبت داده مي شود؛ سطوح پايين تر به تناسب، سطوح 2، 3 و ... نامگذاري مي گردند.

 پايين ترين سطوح يا لايه هاي WBS داراي معني و مفهوم با اهميتي هستند؛ براي اينکه هر لايه، يک عنصر گسسته از کار يا وظيفه اي است که در برابر منابع تخصيص يافته، قابليت انجام داشته و هزينه و زمان مورد نياز براي انجام آن، قابل سنجش است.

 

مهمترين روشهاي تقسيم، تفكيك يا خرد كردن پروژه و تهيه WBS عبارتند از:

 

1.       روش خردكردن براساس مراحل Phase Orientation Approach

 2.      روش تقسيم براساس كارهاي اصلي و عمده Function Orientation Approach

  3.     روش تجزيه براساس سازمان پروژه Product Orientation Approach

  4.     روش تجزيه براساس سازمان پروژه Organization Orientation Approach

 

نتیجه‌گیری

روشن است که در اجرای پروژه‌ها با حیطه زمانی بلند‌مدت از مرحله مفهومی تا راه‌اندازی و بهره‌برداری تجاری، دخالت و نظارت سرمایه‌گذار، مالکین، سازمانهای دولتی و یا حکومتی و کارفرما/ صاحب‌کار بسیار معمول است.

در یک محیط پیچیده تکنولوژیکی، هنگامی که اجرای تعداد زیادی پروژه مورد نیاز است. ناچاریم برای تدوین ساختار شکست کار، متدولوژی دقیق و مشخصی داشته باشیم.

دلایل اصلی کاربرد ساختار شکست کار در پروژه‌ها را می‌توان به شرح زیر بیان کرد:

1- تهیه ساختار شکست کار در دوره زندگی پروژه، ‌روشی برای تعریف روشن محدوده کار پروژه را فراهم می‌کند و فرآیند آن به مشارکت همه کسانی که درگیر کار پروژه هستند و فهم و درک روشن آنها از پروژه، کمک بزرگی می‌کند.

2- کاربرد کد در ساختار شکست کار، ابزاری برای پایش و پیش‌بینی همه هزینه‌ها، ‌زمان بندی و بهره‌وری فراهم می‌کند. از سیستم کد فعالیت‌ها بعنوان زبان مشترک استفاده می‌شود و هنگامی که یک تعریف یا زبان مشترک اطلاعاتی ایجاد شود،‌تصمیم‌گیری منطقی توسط مدیران قابل تحقق است.

3- با وجود افراد متعدد دخیل در اجرای پروژه، از کاربرد اصطلاحات و واژگان واحد در اجرای کار، اطمینان حاصل می‌شود.

4- ساختار شکست کار مبنایی برای اطمینان از جریان صحیح و به موقع اطلاعات در سیستم‌های مختلف پروژه ایجاد می‌کند.

 بنابراین طراحی درست صحیح و توسعه ساختار شکست کار،‌ با سیستم کدگذاری و اصطلاحات یکسان، مبنای مشترکی برای مدیریت پروژه و شالوده‌ای برای نظارت و کنترل هزینه، زمان‌بندی و مشخصات کاری بوجود می‌آورد.