قیمت تمام شده طرح های عمرانی، در مقایسه با برآوردهای اولیه آن ها، معمولاً دارای انحراف می باشند. این پروژه ها در زمان اجرا، به دلایل مختلفی، دچار افزایش هزینه می شوند و حتی ممکن است توجیه اقتصادی خود را از دست بدهند؛ لذا بررسی عوامل مؤثر بر این اختلاف قیمت، یکی از مهم ترین مباحث در این حوزه می باشد. پست آموزشی در این خصوص

ادامه مطلب

راهکارهای نزدیک کردن هزینه های پیش بینی شده پروژه به هزینه های واقعی

 

تلاش در اجرای پروژه ها همراستا با بهینه نمودن سه شاخص اصلی یعنی زمان ، هزینه و کیفیت از اهداف اصلی مجریان و سرمایه گذاران در پروژه ها می باشد.

می دانیم که مدیریت هزینه شامل سه مرحله اصلی یعنی برآورد  و برنامه ریزی، تامین منابع مالی و کنترل بر عملکرد هزینه های پروژه میباشد. در مرحله اول پیش بینی و برآورد صحیح هزینه های پروژه و در مرحله دوم کنترل بر عملکرد واقعی هزینه از اهداف مهم در راستای کنترل قیمت تمام شده پروژه می باشد. موضوعی که تاثیر زیادی بر شکست و یا موفقیت در پروژه دارد.

 لذا با توجه به دانش کسب شده از پروژه های انجام شده و همچنین تجربه افراد خبره می توان عوامل تاثیر گذار بر افزایش قیمت تمام شده پروژه را شناسایی و راهکارهای را برای آن برنامه ریزی نمود . در این محتوی به بررسی چند نمونه از این عوامل کلیدی می پردازیم.

 

 

     

دلایل عمده در بالا رفتن هزینه های اجرای پروژه ها:

افزایش هزینه یکی از مباحثی است که همواره بر موفقیت پروژه اثر منفی می گذارد و بنگاه اقتصادی را دچار بحران می کند. از جمله دلایل مهم در بالا رفتن هزینه اجرای پروژه می توان به موارد اشاره نمود :

·       تاخیر در زمان اجرای پروژه:

یکی از مهمترین دلایل افزایش هزینه های ساخت پروژه،  تأخیر و عدم پیشرفت مناسب و تغییرات ضمن اجرای پروژه است.

 بر اساس آمار منتشره سازمان مدیریت و برنامه ریزی سابق، متوسط زمان اتمام پروژه های ملی در کشور نزدیک به 2/22 برابر زمان برنامه ریزی شده پروژه ها بوده است. افزايش طول اجراي پروژه يعني افزايش هزينه‌هاي اجرايي، افزايش زيان ناشي از هزينه فرصت از دست رفته و كاهش ارزش پروژه.

 

با استفاده از نرم افزارها  M.S Project و یاP6و استاندارد های موجود  همچون PMBOK .می توان پروژه را برنامه ریزی نمود. حضور متخصصین برنامه ریزی و کنترل پروژه در این مبحث بسیار مهم است. زیرا با استفاده از ابزارها و تکنیک های موجود با  تحلیل های به موقع جهت تعریف اقدامات اصلاحی در پروژه اقدام نمود.

 

·        برآورد  احجام پروژه در ابتدای پروژه:

برآورد احجام پروژه یکی از ابزارهای مدیریت پروژه بوده و این ابزار پایه و اساس  قیمت تمام شده پروژه است. برآورد احجام در ابتدای پروژه این امکان را برای مدیران پروژه فراهم می آورد در صورتی که تامین منابع مورد نیاز با محدودیت مواجه است اقدام به تغییر و اصلاح حدود طرح نمایند و از ضرر وزیان های ناشی از کمبود منابع در حین اجرای پروژه جلوگیری نمایند و یا با مشخص شدن میزان منابع مورد نیاز در پیشرفت عملیات اجرایی مطابق زمانبندی پیشرفت نمود.

متاسفانه براورد احجام پروژه به دلیل تغییرات بسیار زیاد  و همچنین تاخیر در نهایی شدن  نقشه ها  باعث میشود . سیاست های اجرایی پروژه را از منظر قیمت تمام شده تحث تاثیر قراردهد.

 

·        تغییرات زیاد در پروژه:

تغییر جزء گریزناپذیر هر پروژ‌ه‌ایی است، عدم مدیریت صحیح تغییرات یکی از مهمترین عوامل شکست پروژه‌ها و بالا رفتن هزینه های اجرایی پروژه است. عواملی نظیر اشتباهات دربرآوردهای اولیه، تغییرات فناوری و شرایط بازار محصولات در ایجاد تغییر در یك پروژه موثرند. در مدیریت پروژه، تغییر پروژه می تواند موجب تغییر قابل توجه در مدت قرارداد و كل هزینه مستقیم و غیرمستقیم یا هر دو شود.رمهم این است تغییرات بر اساس یک فرایند صحیح مدیریت شوند تا آثار مثبت آن را در پروژه شاهد باشیم.

طولانی شدن زمان تصمیم گیری در تغییرات به وجود امده پروژه ، هم در زمانبندی اجرای پروژه و هم بر سایر فعالیت های پروژه تاثیر گذار است.[MB1] 

·        تورم بالا در مدت اجرای پروژه:

اگر تورّم را افزایش نامتعارف قیمت ها در یک بازه زمانی مشخص بدانیم، باید گفت که این اتفاق در صنعت ساخت و ساز، علی الخصوص در پروژه‌هایی که اجرای آنها بصورت غیر معمول طولانی تر از مدت زمان پیش بینی شده در قرارداد می شود، تأثیرات بسزائی در افزایش هزینه‌های اجرای پروژه بوجود می‌آورد و این می تواند دلیلی بر پیدایش ادعا ه نیز شود .

مهمترین عامل در کاهش این ریسک انجام موضع قرارداد در مدت توافق شده است.طولانی شدن و تاخیر در اجرای موضوع قراردادی پیمانکاران اجرایی پروژه باعث افزایش هزینه های پیش بینی شده و تاثیر مستقیم بر افزایش قیمت تمام شده پروژه شود[MB3] .[MB4] [علمدار5] 

یکی از راهکارهای اثر گذاری کمتر تورم بر قیمت تمام شده به ناچار تغییر در کانسپت و مشخصات آیتم های پروژه است. البته باید در نظر گرفت ممکن است این موضوع تغییر را در کیفیت محصول پروژه به دنبال دشته باشد.

 

·       ضعف طراحی:

بکارگیری مشاورین زبده و کار بلد از دوباره کاری های طراحی و تغییر در اجرای کارجلوگیری می کند.مهم است که در واگذاری طراحی به تیم تخصصی در تمامی حوزه های طراحی ( معماری ، سازه ، و تاسیسات ) ،به صورت کامل به یک تیم طراحی واگذار شود تا با کمترین تداخلات طراحی مواجه شویم در بسیاری از پروژه ها هر کدام گروه های طراحی ( سازه ، معماری و تاسیسات) را به یک گروه مستقل واگذار می نمایند و این موضوع باعث کاهش هماهنگی ها و بالا رفتن تناقضات در حوزه های طراحی شود. .

·       ضعف پیمانکار و یا نظارت در پروژه:

در انتخاب پیمانکاران حتما می باید از رتبه بندی سه شاخص کلیدی ( توان مالی، توان تجهیزاتی و توان فنی) استفاده نمود، عدم تسلط پیمانکاران به دستورالعمل‌های فنی و اجرایی، عدم تامین نقدینگی مورد نیاز و ضعف در تامین تجهیزات مورد نیاز در عملیات اجرایی باعث ایجاد تاخیر، و یا نقص در عملیات اجرایی پروژه که هر دو عامل تاثیر مستقیم بر قیمت تمام شده پروژه دارد..

ادامه مطلب

پس از تهیه طرح مطالعات اقتصادی پروژه و محاسبه شاخص های مالی و پیش بینی اولیه هزینه های ساخت که با استفاده از دانش پروژه های گذشته و تجارب افراد خبره تهیه می شود  ، وارد فاز بودجه بندی پروژه میشویم .

ابتدا لازم است با تعاریف اولیه بودجه بندی آشنا شویم:

بودجه: تخمینی از درآمد و هزینه در طول یک بازه زمانی پروژه که در آینده اتفاق می افتد. در مفهوم نظری یا عام بودجه ، بودجه نوعی پیش بینی است. یعنی پیش بینی اتفاقات مالی از جنس درآمدها و هزینه ها ی پروژه

 

مدیریت بودجه پروژه: مدیریت صحیح و به موقع ورودی ها( درآمدها )و خروجی ها (هزینه ها) پروژه که در طول مدت زمان عمر پروژه انجام می شود.

ضرورت نیاز به بودجه بندی و مدیریت هزینه ها

بی شک یکی از مهمترین مباحث مدیریت کلان پروژه ها توازن بین هزینه ها و درآمدها یا همان منابع و مصارف  پروژه می باشد.

در این راستا یکی از مهمترین وظایف در حوزه مدیریت پروژه و متخصصین کنترل پروژه در دفترPMO ورود به مبحث بودجه بندی پروژه ها می باشد.

متخصصین کنترل پروژه در دفترPMO حتما می باید در اولین گام برنامه ریزی بودجه تهیه درخت هزینه ها و همانCBS را در دستور کار خود قرار دهند. در این مرحله ممکن است احجام نیز وجود نداشته باشد و یا دقیق نباشد. که بر اساس دانش سوابق پروژه ها و دانش افراد فنی، نقشه های اولیه و .. بودجه بندی اولیه انجام میشود.

 

اگر بودجه بندی در برنامه ها و پروژه های یک شرکت اصولی انجام نشود و فقط از دانش تجربی خبرگان استفاده کنیم ممکن است فقط هزینه های عملیاتی از منظر اجرایی عنوان شود و سایز هزینه ها مانند مطالعات ، مجوزات ، انشعابات ، هزینه های دفتری و...در برآورد آنها مطرح نشود و این کار باعث می شود از هزینه تمام شده و یا به عبارتی قیمت تمام شده پروژه دور شویم...

 

روش های تخمین بودجه پروژه

سه نوع تخمین در پروژه ها وجود دارد:

 

 

1- تخمین سطحی

این توع تخمین سطحی است و بیشتر در طرح توجیه اقتصادی این تخمین انجام میشود . که منبع آن تجارب گذشته و یا نظر افراد خبره است. این بودجه دیتیل اجرایی ندارد. و حتی ممکن است از استعلام از بازار تهیه شده باشد.

2- تخمین بودجه کلی و یا اولیه

این نوع تخمین کلی است ودر فرآیندهای برنامه ریزی اولیه استفاده می شود . که با روش بالا به پایین انجام می شود. این روش مطابق دانش افراد خبره و یا سوابق پروژه های پیشین انجام میشود . در برنامه ریزی از بالا به پایینابتدا مدیر عالی اهداف کلان را تعیین میکند. این اهداف بر اساس سیاستهای سازمان و یا بنگاه اقتصادی میباشد. به عنوان مثال سیاست قیمت تمام شده و یا قیمت فروش محصول پروژه می باشد .

 برای تهیه بودجه اولیه مناسب است ولی بعد از براورد بودجه در این روش برای رسیدن به بودجه دقیق تر می باید از روش سوم استفاده نمود.

در این گام بودجه کلان پروژه تنظیم می شود به عبارتی مطابق با سیاست ساخت پروژه که در طرح توجیهی اولیه تهیه شده است بودجه دراین مرحله تنظیم میشود . اینکه مدیریت ارشد سازمان بداند محصول نهایی پروژه به ازای هر متر مربع چه مقدار برآورد میشود. این قدم پایه گذار روش تفصیلی بودجه است

 

3- تخمین قطعی و تفصیلی

این دقیقترین نوع تخمین است ودر مراحل پایانی فرآیندهای طرح ریزی انجام می شود و با روش تخمین از پایین به بالا تهیه می شود . ورودی این تخمین متره و برآورد و یا اعلان نظر تیم مهندسی مطابق با کانسپت و نقشه های پروژه است.

در این روش تخمین جزئیات عناصر هر کار مثل نیروی انسانی و مواد اولیه و میزان تغییرات آن محاسبه می شود. هرکدام از اجزاء پروژه نیازهای مالی تعریف شده خود را دارند که نهایتا سبب پیش بینی کل هزینه می شود.

 

به هنگام تعریف بودجه موارد زیر را باید در نظر داشت:

•        پروژه را فازبندی کنید.

•        تعریف حداکثر حجم کاری مورد نیاز برای تکمیل هر فاز(ساعات کاری پرسنل)

•        هزینه تجهیزات را از یاد نبرید.

•        ریسک ها و محددیت ها را در نظر بگیرید.

 

 

فرآیند بودجه بندی و مدیریت هزینه پروژه

 

 

    

در این فرآیند که مطابق چرخهPDCA میباشد

·        تهیه کانسپت ( مشخصات) اولیه پروژه

·        تهیه ساختار کلان شکست پروژهWBS 

·        تهیه ساختار شکست هزینه ها ( درخت هزینه ) می باشد.

·        تهیه احجام و متره پروژه و دریافت نقشه ها

·        برآورد منابع ( نیروی انسانی ، مصالح ، و تجهیزات ) مورد نیاز پروژه مطابق با مشخصات فنی

·        تصویب بودجه پروژه

·        کنترل و گزارش بودجه عملیاتی در اجرا

 

·        بازبینی و اصلاح بودجه

عوامل موثر در بودجه بندی پروژه

در پیش بینی بودجه پروژه عوامل زیادی هستند که در برنامه ریزی بودجه تاثیر گذار هستند که می باید در محیط پروژه مورد توجه قرار گیرند.

عوامل محیطی : عواملی از قبیل دستور العمل های ابلاغی از طرف سازمانهای حاکمیتی ، عواملی همچون تحریم ، تورم و...

عوامل فنی : از قبیل تغییر نقشه ها و یا تغییرات در نوع و کیفیت مصالح اجرایی

عوامل جغرافیایی : محدودیت های فاصله ، شرایط دسترسی به محل پروژه حتما می باید در پیش بینی بودجه در نظر گرفته شود.

عوامل آب و هوایی: شرایط و بروارد هزینه های پروژه در موقعیتهای آب و هوایی مختلف (منلطق گرمسیر ، سردسیر، مناطق با بارندگی های مداوم و...) در بودجه بندی پروژه تاثیر گذار می باشد.

عوامل انسانی : دسترسی به منابع انسانی در موقعیت های خاص حتما می باید در نظر گرفته شود.

 

سخن آخر

متخصصین کنترل پروژه می باید در ابتدا ( قبل از تصویب و شروع عملیات اجرایی)و در مدت ا جرای پروژه ها ،  بودجه بندی پروژه را با  استفاده از مکانیزم های امکانسنجی طرح و متد های کاری از جملهEVM در دستور کار خود قرار دهند.

اگر بودجه بندی در برنامه ها و پروژه های یک شرکت اصولی انجام نشود و فقط از دانش تجربی خبرگان استفاده کنیم ممکن است فقط هزینه های عملیاتی از منظر اجرایی عنوان شود و سایز هزینه ها مانند مطالعات ، مجوزات ، انشعابات ، هزینه های دفتری و...در برآورد آنها مطرح نشود و این کار باعث می شود از هزینه تمام شده و یا به عبارتی قیمت تمام شده پروژه دور شویم .

 

ادامه مطلب

نگهداشت نیروی انسانی یک ملاک در منابع انسانی است که به طور کلی، توانایی سازمان را در حفظ کارکنان در محیط کار نشان می‌دهد، بالا یا پایین بودن این عدد، الزاماً به تنهایی مفهوم خاصی را ارائه نمی‌دهد و هر عدد در سازمان خاص و شرایط خاص خود قابل تحلیل و بررسی است ادامه مطلب

بودجه بندی: بزرگترین و مهمترین دغدغه مدیران ارشد یک سازمان کنترل منابع و مصارف ( درآمدها و هزینه های) آن سازمان است.

مدیریت عبارت است از برنامه ریزی، سازماندهی ، هماهنگی ، رهبری ، کنترل بودجه، و برنامه مالی سازمان

بودجه ریزی عملياتي  سیستمی است شامل برنامه ریزی ، بودجه بندی و ارزیابی عملکرد که بر رابطه بین بودجه تخصیص داده شده و نتایج مورد انتظار درقالب اهداف برنامه های بلند مدت، میان مدت و برنامه های سالانه تاکید داشته و رابطه ميان منابع وميزان وجوه تخصيص يافته به هر برنامه با نتايج به دست آمده از اجراي آن برنامه را نشان مي دهد ، بدين معني كه با هر ميزان مخارج انجام شده در هر برنامه بايد مجموعه معيني از اهداف تأمين شود. بودجه عملياتي ، همه فعاليتهاي (مستقيم و غيرمستقيم) مورد نياز براي توليد خروجيها يا محصولات ( کالا و يا خدمات ) و در نهايت تحقق اهداف يك برنامه را تعريف و تعيين کرده و علاوه براين عوامل صرفه جويي و اثربخشي را به ابعاد سنتي بودجه ريزي اضافه مي كند

رهبری و کنترل بودجه و برنامه مالی شامل پیش بینی منابع تامین اعتبار از یک طرف و هزینه اجرای عملیات از طرف دیگراست که برای مدت زمان محدود تعیین و تهیه میشود.

اگر بودجه بندی در برنامه ها و پروژه های یک شرکت اصولی انجام نشود و فقط از دانش تجربی خبرگان استفاده کنیم این افراد فقط هزینه های عملیاتی را مد نظر قرار می دهند و این کار باعث می شود از هزینه تمام شده و یا به عبارتی قیمت تمام شده پروژه دور شویم

عدم وجود بودجه بندی اصولی باعث میشود در طول عمر پروژه تمام خرید ها و پیمانها بر اساس خواسته و نظرات افراد غیر ذینفع کلیدی بسته شود و در نهایت قیمت تمام شده پروژه عددی شود که شاخص های درامدی ما را تحت تاثیر قراردهد

فرآیند  بودجه ریزی عملیاتی

·        تدوین رسالت و چشم انداز

·        برنامه ريزي بلند مدت

·        برنامه ريزي ميان مدت

·        برنامه ريزي سالانه(بودجه سالانه)

·        برنامه ها و فعاليتهاي اجرايي

·        هزينه يابي فعاليتها براساس تكنيكهاي متداول هزينه يابي

·        تخصيص منابع بر اساس اولويتهاي برنامه اي و به تفكيك فعاليتها

·        تبيين شاخصهاي عملكرد متناظر با هريك از فعاليتهاي برنامه اي

·        اجراي برنامه يكساله (بودجه)

·        گزارش گيري و گزارش دهي

·        تجزيه و تحليل عملكرد سازمان (حصول اطمينان از عملكرد سازمان)

·        ارزيابي عملكرد سازمان  (تطبيق نتايج حاصله با اهداف)

·        شناسايي علل انحراف عملكرد از برنامه هاي مصوب و پيش بيني شده

·        بازبيني و اصلاح برنامه ها

ادامه مطلب