بی شک یکی از مهمترین مباحث مدیریت کلان پروژه ها ، مدیریت و کنترل بر قیمت تمام شده پروژه می باشد . به عبارتی توازن بین هزینه ها و درآمدها یا همان منابع و مصارف

در این راستا یکی از مهمترین وظایف در حوزه مدیریت پروژه و متخصصین کنترل پروژه در دفتر PMO ورود به مبحث بودجه بندی پروژه ها می باشد.

متخصصین کنترل پروژه در دفتر PMO حتما می باید در ابتدا ( قبل از تصویب و شروع عملیات اجرایی)و در مدت ا جرای پروژه ها ،  بودجه بندی پروژه را با  استفاده از مکانیزم های امکانسنجی طرح  و متد های کاری از جمله EVM در دستور کار خود قرار دهند. که اولین گام در برنامه ریزی این حوزه تهیه درخت هزینه ها و همان CBS  می باشد. یعنی تهیه ساختار شکست هزینه ها و درآمدهای  پروژه با در نظر تمامی حوزه ها و رسته ها ی کاری در پروژه

 

اگر بودجه بندی در برنامه ها و پروژه های یک شرکت اصولی انجام نشود و فقط از دانش تجربی خبرگان استفاده کنیم ممکن است فقط هزینه های عملیاتی از منظر اجرایی عنوان شود و سایز هزینه ها مانند مطالعات ، مجوزات ، انشعابات ، هزینه های دفتری و ...در برآورد آنها مطرح نشود و این کار باعث می شود از هزینه تمام شده و یا به عبارتی قیمت تمام شده پروژه دور شویم ...

عدم وجود بودجه بندی اصولی باعث میشود در طول عمر پروژه تمام خرید ها و پیمانها بر اساس خواسته و نظرات افراد غیر ذینفع کلیدی بسته شود و در نهایت قیمت تمام شده پروژه عددی شود که شاخص های درامدی ما را تحت تاثیر قراردهد. موضوع مهم دیگر روش های تامین مالی پروژه می باشد که باعث تاثیر مستقیم در قیمت تمام شده پروژه میشود.

 

 

 

 

 

حوزه های کاری در پروژه ها

بر حوزه مدیریت پروژه سه حوزه همیشه با یکدیگر در تعامل هستند و عملکرد هر کدام بر حوزه دیگر تاثیر مستقیم دارد این سه حوزه عبارتند از :

·         حوزه برنامه ریزی و پشتیبانی

·         حوزه مالی

·         حوزه اجرایی

مهمترین دغدغه های در حوزه مدیریت پروژه ها

هر کدام از حوزه های عنوان شده در برنامه ریزی کاری خود نگرانی ها و دغدغه های دارند که باعث میشود تاثیر مهمی در عملکرد کاری خود و مسلما پروژه داشته باشند .

الف-دغدغه های حوزه برنامه ریزی و پشتیبانی:

1-برنامه های سازمان همراستا با اهداف استراتژیک آن تدوین گردد .

4-بودجه سازمان مطابق با برنامه ها و اهداف تنظیمی پیشنهاد شود .

6-عملکرد سازمان  بر اساس بودجه سازمان مدام رصد شده و اطمینان داشته باشیم که کلیه واحدها نتوانند از آن عدول کنند .

7-در هر زمان که لازم بود بتوان در کوتاهترین زمان  بودجه را اصلاح نمود .

8-مدیریت ارشد سازمان بتواند در هر لحظه از زمان بتواند عملکرد سازمان را رصد نماید .

و...

ب- دغدغه های حوزه مالی:

4-نظام مالی سازمان همراستا با نظام بودجه سازمان عمل نماید .

5-هیچ قرارداد بی اعتباری در سازمان منعقد نگردد .

6-صورت وضعیت  پیمانکاران در زمان مناسب  و در چارچوب قرارداد منعقد شده به واحد مالی ارسال شود .

و...

ج-دغدغه های حوزه های اجرایی:

2-صورت وضعیت پیمانکاران و فاکتور تامین کنندگان در زمان لازم پرداخت گردد

 

 

 

 

ارتباط حوزه های کاری در نظام برنامه و بودجه:

جهت پیاده سازی و بودجه بندی در پروژه می باید این سه گروه در حوزه های زیر در تعامل باشند.

·         واحد برنامه ریزی ( هدف گذاری ، برنامه ریزی ، بودجه بندی)

·         واحد مالی ( مدیریت منابع و مصارف ، مدیریت قراردادها ، مدیریت خرید )

·         واحد اجرایی ( مدیریت پروژه ها ، مدیریت پیمانکاران ، مدیریت اسناد و مدارک فنی ، ارزیابی پیمانکاران ،)

 

     

شکل شماره 02

حوزه اجرایی

حوزه اجرا بعنوان یکی از مهمترین فرآیندهای اصلی سازمان توسط مدیران پروژه و عوامل متخصص مربوطه پیگیری و اقدام شده و پاسخگوی انتظارات و نتایج اقدامات در چارچوب اهداف " کیفیت ، هزینه ،زمان " خواهند بود.

حوزه برنامه ریزی

در چرخه عمر هر یک از پروژه ها با توجه به اهداف و منشور پروژه ، فعالیتها پروژه را مطابق با ساختاری شکست ( WBS) تنظیم شده  پروژه برنامه ریزی و کنترل می نماید . در این مرحله از کار می باید برنامه ریزی بودجه پروژه بر اساس ساختاری شکست ( CBS) تنظیم شود .

حوزه مالی

حوزه مالی در طول مدت اجرای پروژه با تامین منابع مالی پروژه و همچنین با مدیریت در بخش قراردادهای اجرا و تامین و برآورد نمودن نیازمندی های مالی بخش اجرایی نقش مهمی در روند اجرایی پروژه خواهد داشت.

 

 

گام های اصلی در بودجه بندی پروژه

1-      پیش بینی  بودجه

یکی از مهمترین بخش های بودجه بندی پیس بینی بودجه پروژه می باشد .

در ابتدا می باید ساختار شکست پروؤه را مطابق با کانسپت اجرایی پروژه تهیه نمود .

 

شکل شماره 03

 

 در این بخش با مشارکت بخش های سازمان و بر اساس 7 عنصر کلیدی ( شکل شماره ...) ، بودجه پروژه  در ابتدا به صورت کلی پیش بینی و در مرحله بعدی مطابق با زمانبندی پروژه در قالب جدول جریان بودجه مورد نیاز پروژه در  سال های پیش رو برنامه ریزی و در نهایت توسط عوامل کلیدی پروژه ( کارفرما و یا سرمایه گذار ؛ مدیر پروژه ، مدیریت مالی و ..) مصوب میشود.

شکل شماره 04

به عنوان مثال: برنامه : پروژه برج مسکونی باران فعالیت : گود برداری هدف : 6000 متر مکعب بودجه : 300 میلیون تومان منابع تامین : 30 نقد و 60 درصد تهاتر متولیان اجرا : واحد اجرا اسناد تکمیلی : فرم ها و ....

 

 

 

 

 

 

شکل شماره 05

 

1-  درخواست بودجه

واحدهای اجرایی در پروژه ، بر اساس بودجه مصوب و زمانبندی پروژه  ، در خواست خرید کالا / خدمات یا عقد عقرارداد یا ... را صادر نموده و مطابق با فرآیندهای سازمان تایید می نمایند. در این بخش مطابق سبدهای بودجه برنامه ریزی شده ،در حوزه های کاری مختلف درخواست  تخصیص بودجه صادر میشود.

2-      عملکرد

واحدهای اجرایی مطابق با درخواست های تایید شده ، تامین کالا و فعالیت های پروژه را  انجام داده و عملکرد خود را به سازمان اعلام نموده و صخت آنرا به تایید ناظرین و مدیریت مربوطه می رسانند.

3-  تخصیص بودجه

در این بخش بر اساس عملکرد های کاری در پروژه در قالب فرمت های مشخص ( صورت وضعیت ، فاکتور و ..) ، بودجه تخصیص داده شده به مصارف عملکردی  تخصیص می یابد.

4-  دستور پرداخت

بر اساس تخصیص های انجام گرفته دستور پرداخت برای واحد مالی ارسال خواهد شد و این حوزه پرداخت های انجام شده را در مراکز هزینه حوزه های کاری مصوب شده ساختار شکست CBS ثبت می نماید.

در هر دوره زمانی توافق شده  ، واحد PMO  و یا واحد بودجه ریزی پروژه اطلاعات مالی ثبت شده در سیستم مالی را دریافت و با مطابقت با بودجه مصوب شده پروژه و همچنین  با برداشت از عملکرد اجرایی پروژه ، گزارشات تحلیلی و عملکردی را با متدهای کاری در  برنامه کاری خود قرار دهد.

 

 

    

شکل شماره 06

 

 

تهیه گزارشات عملکردی پروژه :

یکی از مهمترین وظایف واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه تهیه گزارشات عملکردی در طول اجرای پروژه می باشد . ایتفاده از نرم افزارهای موجود مانند MSP  و یا P6  در این خصوص کمک شایانی در این حوزه می نماید . متخصصین کنترل پروژه با استفاده از خروجی این ابزارها در حوزه  برنامه ریزی پروژه به صورت دوره ای می باید عملکرد پروژه را با تحلیل های ریالی و فیزیکی پروژه انجا دهند.

استفاده از نمودار S  ، ریالی و فیزیکی پروژه یکی از این ابزارهای تحلیلی می باشد .

شکل شماره 07

 

EVM یکی از متدهای کنترل بر بودجه پروژه :

تکنیک مدیریت ارزش کسب شده، روشی برای یکپارچه‌سازی، اندازه‌گیری و مقایسه روند پیشرفت هزینه، زمان و محدوده در یک پروژه است. مدیریت ارزش کسب شده از معیارهای سیستم کنترل هزینه و زمان‌بندی نشأت گرفته است

 

 

 

شکل شماره 08

 

 

منابع :

مدیریت هدفمند منابع و مصارف در سازمانها مبتنی بر متدولوژی IPABS نوشته مهندس خواجه  و همکاری اینجانب در پیاده سازی این متدولوژی در سازمانهای پروژه محور